Erste Schritte

Aus POLARIS Hilfe
Version vom 8. Februar 2018, 11:31 Uhr von FG (Diskussion | Beiträge)

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Das Setup-Programm

Die Ersten Schritte sind eine knappe Hilfestellung zur Installation und zum ersten Start von POLARIS. Auf dieser Seite wird deshalb bewusst nicht auf tiefergehende Funktionen von POLARIS eingegangen.

Inhaltsverzeichnis

Installation

Beachten Sie, dass Sie für die Installation Administrator-Rechte benötigen!

Das Installationspaket von POLARIS wird in Form einer gepackten EXE-Datei heruntergeladen ("pol_voll.exe" oder – seit 2018 – "pol_voll_<Version>.exe"). Speichern Sie diese Datei an einem Ort Ihrer Wahl und führen Sie sie nach dem Download durch Doppelklicken aus. Bestätigen Sie, falls nötig, die Sicherheitsabfragen Ihres Browsers und/oder Ihres Virenscanners (in seltenen Fällen kommt es vor, dass das in unserem Setup enthaltene Fernwartungstool als Trojaner erkannt wird).

Das Setup-Programm führt Sie nun durch die Installation, und Sie können in dieser Phase eigentlich nichts falsch machen. Beachten Sie, dass Sie aus technischen Gründen nicht nach einem Installationsordner gefragt werden (siehe auch Wo ist POLARIS installiert?).

Fehler 1721

Sollte nach der Installation oder auch später, z.B. nach der Installation oder Deinstallation einer anderen Software oder nach einem Windows-Update, beim Starten von POLARIS eine Meldung mit der Fehlernummer 1721 erscheinen, starten Sie das Programm bitte als Administrator, indem Sie rechts auf das POLARIS-Symbol klicken und Als Administrator ausführen wählen. Die Meldung sollte dann nicht mehr erscheinen, und der nächste Start kann wieder ganz normal erfolgen.

Der erste Start und Registrierung

Nach dem erfolgreicher Abschluss des Setup-Programms, wird POLARIS in der Regel automatisch gestartet; andernfalls können Sie das Programm über das Windows-Startmenü oder das Desktop-Symbol ausführen. Beim ersten Start werden die Datentabellen eingebunden, was maximal einige Sekunden dauern sollte.

Als nächstes erscheint eine Bildschirmmaske, in die Sie Ihre Firmendaten eingeben müssen. Auf der Basis dieser Daten wird in POLARIS der erste "Kunde" angelegt, genaugenommen Sie selbst. Diese Daten können später jederzeit geändert werden; es ist also nicht schlimm, wenn sich in dieser Phase ein Tippfehler einschleicht!

Hier legen Sie auch das Benutzerkürzel und Passwort fest, mit dem Sie sich zukünftig in POLARIS anmelden. Das Benutzerkürzel muss aus zwei oder drei Zeichen bestehen, und das Passwort muss mindestens fünf Zeichen lang sein. Bitte vermeiden Sie im eigenen Interesse einfach zu erratende Passwörter wie z.B. "12345" oder Ihren Vornamen!

Nach dem Bestätigen der Daten wird ein Registrierungsformular gedruckt. Sie sollten es spätestens nach 30 Tagen an die Firma Gallwitz faxen (08231 9898-670); Sie erhalten dann per E-Mail kostenlos einen für ein Jahr gültigen Registrierungscode. Achten Sie deshalb bei der Eingabe Ihrer Daten auf eine korrekte E-Mail-Adresse!

Hinweis: Sie können den Registrierungscode auch online beantragen, wenn Sie auf unseren Internetseiten angemeldet sind. Wählen Sie rechts unter "Login" den Punkt "Registrierung" und geben Sie als Prüfnummer die auf dem ausgedruckten Formular angegebene vierstellige Nummer ein (ohne das "R-" davor). Der Code wird dann umgehend an Ihre bei der Anmeldung angegebene E-Mail-Adresse geschickt.

Die Hauptverwaltung

Nach der Eingabe Ihrer Daten und dem Drucken des Software-Zertifikats und des Regstrierungsformulars gelangen Sie in den Suchbildschirm von POLARIS. Normalerweise können Sie von hier aus die zu bearbeitenden Kunden, Verträge oder Vorgänge suchen. Bei ersten Start sind natürlich weder Kunden noch Verträge vorhanden, so dass Sie auf [Abbrechen] klicken sollten. Sie gelangen dann in die Hauptverwaltung. Sie sollten jetzt einen Datensatz mit der Kundennummer 1, Ihrem Namen und ihrer Adresse sehen.

In der Hauptverwaltung werden in erster Linie die Kunden verwaltet, aber auch Mitarbeiter, Vermittler, Versicherer und Banken. Aus technischen Gründen ist die Hauptverwaltung in zwei Abschnitte unterteilt; einer ist mit "Kunden / Mitarbeiter / Vermittler" überschrieben, der andere mit "Versicherer / Banken /Zulassungsstellen". Das Feld "Art" in der zweiten Spalte ganz oben dient der weiteren Unterscheidung zwischen Kunden, Interessenten, Mitarbeitern und Vermittlern bzw. zwischen Versicherern, Banken, Bausparkassen, Kfz-Zulassungsstellen u.a.

Während POLARIS mit der Auslieferung eine Liste mit Versicherern und KFZ-Zulassungsstellen enthält, sind natürlich noch keine Kunden und Mitarbeiter erfasst. Nur Sie selbst, definiert als "Mitarbeiter und Vermittler", wurden bereits beim ersten Start angelegt.

Weitere Kunden bzw. Mitarbeiter können Sie über die links unten angeordnete Schaltfläche [Neu] anlegen. Bitte beachten Sie dabei, dass die kleinen [Neu]- und [Löschen]-Schaltflächen für Telefonnummern, Bankverbindungen, Personen etc. zuständig sind und die darunter liegenden großen [Neu]- und [Löschen]-Schaltflächen für die Kunden insgesamt.

Explizit speichern müssen sie einen neuen Kunden nicht; dies geschieht automatisch, wenn sie einen anderen Kunden suchen.

Mitarbeiter

Wenn Sie "Mitarbeiter" oder "Mitarbeiter & Vermittler" auswählen, erscheint die Schaltfläche [Benutzerdaten].

POLARIS verfügt über eine Benutzerverwaltung. Sie können und sollten jedem Ihrer Mitarbeiter also ein eigenes Zugangskürzel und ein eigenes Passwort vergeben. Die Passwortabfrage verhindert das Starten der Software durch Unbefugte, und über das Mitarbeiterkürzel werden bestimmte Vorgänge in POLARIS dokumentiert; Sie können also nachvollziehen, welcher Ihrer Mitarbeiter z.B. einen Vertrag angelegt oder einen Vorgang bearbeitet hat.

Legen Sie einen neuen Mitarbeiter zunächst an wie einen neuen Kunden. Ändern Sie dann das Feld "Art", in dem standardmäßig "Interessent" oder "Kunde" steht, auf "Mitarbeiter" (oder "Mitarbeiter und Vermittler", wenn der Mitarbeiter zugleich auch Vermittler ist). Es erscheint dann eine Schaltfläche [Benutzerdaten], über die Sie in die eigentliche Benutzerverwaltung gelangen. Hier können Sie Benutzerkürzel und Passwort festlegen und auch, was dieser Mitarbeiter innerhalb von POLARIS machen darf und was nicht.

Vermittler

Wenn Sie "Vermittler" oder "Mitarbeiter & Vermittler" auswählen, erscheint die Schaltfläche [Vermittlerdaten].

Für die Funktion der Provisionsverwaltung ist es unbedingt notwendig, dass Sie jedem Kunden einen Vermittler zuordnen, der dann auch automatisch in die zugehörigen Verträge eingetragen wird. Auch wenn Sie ein "Einzelkämpfer" sind, müssen Sie selbst als Vermittler (bzw. Mitarbeiter & Vermittler) angelegt sein, was POLARIS beim ersten Start bereits für Sie erledigt hat. In größeren Betrieben ist es meistens sinnvoll, eine Unterscheidung zwischen der Firma selbst und den verschiedenen Vermittlern zu treffen, auch wenn diese Inhaber oder Mitinhaber sind. Es könnte also z.B. einen Vermittler Nr. 1 "Müller & Meier Versicherungsmakler GmbH" geben, einen Vermittler Nr. 2 "Müller" und einen Vermittler Nr. 3 "Meier".

Vermittlerspezifische Informationen, insbesondere die Vermittlernummer und die Provisionsformeln, können über die Schaltfläche [Vermittlerdaten] bearbeitet werden, die erscheint. sobald in das Feld "Art" entweder "Vermittler" oder "Vermittler & Mitarbeiter" eingetragen ist.

Beachten Sie, dass es relativ aufwendig ist, eine Vermittlernummer nachträglich zu ändern. Bitte überlegen Sie sich deshalb vor der Eingabe von Kunden oder Verträgen ein System, nach dem Sie diese Nummern vergeben wollen!

Verträge

Neue Verträge können Sie über die Auswahl der entsprechenden Sparte in den Menüs "Versicherungen" und "Sonstige Verträge" anlegen. Alternativ können Sie auch den Weg über die Schaltfläche [Neu] in der Vertragsübersicht gehen (Schaltfläche [Verträge]). Die Vertragsübersicht ist auch beste Weg, einen bereits eingegebenen Vertrag aufzurufen (über die Schaltfläche [OK] am Ende jeder Zeile).

Wenn Sie über das Menü eine Sparte auswählen, zu der bereits ein Vertrag erfasst ist, so wird dieser Vertrag angezeigt. Weitere Verträge zur gleichen Sparte können analog zur Hauptverwaltung über die Schaltfläche [Neu] angelegt werden. Auch die Funktion der "kleinen" [Neu]- und [Löschen]-Schaltflächen entspricht der in der Hauptverwaltung; sie dienen zum Anlegen und Löschen von Zusatzrisiken, versicherten Personen u.a. zum aktuellen Vertrag.

Konfiguration

Über das Menü "Extras-System-Programm-Konfiguration" können Sie POLARIS in vielen Punkten an persönliche Bedürfnisse oder Anforderungen anpassen. Unter anderem können Sie hier auch die Firmendaten bearbeiten, die Sie beim ersten Programmstart eingegeben haben. Die hier eingegebene Adresse erscheint z.B. in der Fußzeile der meisten Listen und Berichte.

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