Automatischer Dokumentenimport

Aus POLARIS Hilfe
Wechseln zu: Navigation, Suche

Der automatische Dokumentenimport ermöglicht es, Dokumente (z.B. PDF-Dateien) "in einem Rutsch" einzubinden, nicht nur einzeln bzw. zu einem bestimmten Kunden oder Vertrag. Sofern Versicherungsscheinnummer oder Kfz-Kernzeichen aus dem Dateinamen hervorgehen, kann POLARIS diese Dokumente auch automatisch zuordnen, analog zu E-Mails, die nach ihrem Betreff zugeordnet werden. Nicht automatisch zuzuordnende Dokumente können wie die E-Mails manuell zugeordnet werden.

Vorgehen

Angestoßen wird der Import über die Schaltfläche [Dateien aus Posteingangsordner] im Formular "Posteingang" (früher E-Mail-Eingang). Es öffnet sich ein kleines Formular, in dem Sie den einzulesenden Ordner und die gewünschte Dokumenten-Kategorie auswählen können. Außerdem können Sie festlegen, ob die Dokumente gleich als gelesen markiert werden sollen.

Die Option "VS-Nr. suchen ab Stelle" ist für den Fall, dass die Dateinamen zwar die Versicherungsscheinnummer enthalten, sich davor aber noch eine andere Nummer befindet. Beispielsweise befindet sich bei PDF-Dateien der VHV ganz am Anfang Ihre Vermittlernummer. Um zu verhindern, dass diese Nummer als Versicherungsscheinnummer interpretiert wird, sollten Sie hier erst ab Stelle 15 suchen, d.h. die ersten 14 Stellen mit der Vermittlernummer werden ignoriert.

Duplikate

E-Mails können eindeutig nach Absender und Uhrzeit auf Duplikate überprüft werden. Bei Dokumenten ist dies nicht so einfach, weil es möglich ist, dass die Dateinamen nicht wirklich eindeutig sind. Wir empfehlen, auf das automatische Einlesen größerer Mengen von Dokumenten mit vagen Bezeichnungen wie z.B. "Antrag_Hausrat.pdf" zu verzichten. Eine automatische Zuordnung ist in diesen Fällen ohnehin nicht möglich, und der bisherige Weg über die Drag-und-Drop-Funktion funktioniert natürlich weiterhin.

Im Hinblick auf Duplikate besteht ein Problem beim Einlesen von Dokumenten, die Sie z.B. in Form einer ZIP-Datei aus einem Online-Portal heruntergeladen haben. Auch wenn die Dateinamen in diesem Fällen meist eindeutig sind, können Sie oder ein weiterer Mitarbeiter schlicht und einfach vergessen haben, dass diese Dokumente bereits eingelesen und zugeordnet wurden, und es noch einmal probieren. POLARIS erkennt jedoch spätestens beim Zuordnen zu Kunden bzw. Verträgen, dass die Dokumente bereits vorhanden sind und weist Sie mit einer Meldung darauf hin. Die doppelten Dateien werden dann aus dem Posteingang gelöscht, so dass Sie in einem solchen Fall nichts weiter machen müssen.

Meine Werkzeuge
Namensräume

Varianten
Aktionen
Navigation
Werkzeuge