Datensätze sperren

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Das Sperren von Datensätzen (neu ab Version 3.90) ermöglicht es Ihnen, alte Daten zu verstecken, die eigentlich gelöscht werden könnten, die sie aber z.B. aus Gründen der Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht nicht vollständig löschen wollen oder dürfen. Damit kann die Forderung des BDSG erfüllt werden, dass diese Daten nur noch in begründeten Ausnahmefällen und auch nicht mehr für jeden Ihrer Mitarbeiter zugänglich sind.

Inhaltsverzeichnis

Grundsätzliches

Der Zugriff auf gesperrte Datensätze ist in der Regel nicht möglich, d.h. sie erscheinen weder bei der Suche, noch in Übersichtsformularen (z.B. Vertragsübersicht), noch in der Selektion. Anders als Datensätze, die als gelöscht markiert sind, können gesperrte Datensätze nicht ohne Weiteres angezeigt und von jedermann wieder entsperrt werden.

Wir können und dürfen Ihnen keine rechtliche Beratung anbieten, wann Sie Datensätze sperren sollten oder müssen. Das Sperren kann jedoch schon deshalb sinnvoll sein, um das Arbeiten mit POLARIS übersichtlicher zu machen: Es ist schon hilfreich, wenn Sie bei der Suche nach „Müller“ nur noch die Müllers finden, mit denen Sie tatsächlich noch zu tun haben. Und unabhängig davon, ob Sie verpflichtet sind oder nicht, einen Kunden zu sperren, könnte es etwas seltsam aussehen, wenn dieser 13 Jahre nach der Kündigung seines Maklervertrags noch zum Empfänger eines Serienbriefs wird, in dem Sie geänderte Geschäftszeiten ankündigen. Beachten Sie dazu auch den Abschnitt „Sperren oder löschen?“.

Technisches

Nicht alle Datensätze in POLARIS sind sperrbar (es gibt mehrere 100 Tabellen, von denen aber viele nichts mit Kundendaten zu tun haben). Gesperrt werden können Verträge, Vorgänge, Dokumente und Kunden. Kunden-Unterdatensätze wie Telefonnummern, Bankverbindungen, Personen und Fahrzeuge sind nicht einzeln sperrbar, sondern werden zusammen mit dem Kunden gesperrt. Das gilt entsprechend auch für Vertrags-Unterdatensätze wie z.B. Zusatzrisiken.

Wird ein Kunde gesperrt, werden automatisch auch alle zugehörigen Verträge, Vorgänge, Dokumente und Unterdatensätze gesperrt; ein gesperrter Kunde kann also keine nicht gesperrten Verträge haben. Umgekehrt können zu einem nicht gesperrten Kunden aber durchaus gesperrte Verträge und Vorgänge existieren.

Gesperrte Dokumente (also z.B. Word- oder PDF-Dateien) werden aus dem Kundenordner in einen speziellen Archivordner verschoben und durch Umbenennung unkenntlich gemacht, so dass keine Kundenzuordnung mehr möglich ist und dass aus Name und Dateiendung nicht mehr hervorgeht, um was für ein Dokument es sich handelt.

Bedienung

Sperren

Um Datensätze sperren zu können, muss ein Mitarbeiter das Recht „Supervisor/Administrator“ haben. Nach dem Aufrufen eines Kunden, Vertrags oder Vorgangs kann der betreffende Datensatz über das Menü Extras-Datenschutz gesperrt werden. POLARIS teilt Ihnen gegebenenfalls mit, wie viele mitzusperrende Datensätze es gibt, bevor der eigentliche Sperrvorgang ausgelöst wird.

Wie bereits erwähnt, werden beim Sperren eines Kunden alle Verträge, Vorgänge und Dokumente mitgesperrt, beim Sperren eines Vertrags alle zugehörigen Vorgänge und Dokumente und beim Sperren eines Vorgangs alle zugehörigen Dokumente. Dokumente können derzeit noch nicht einzeln gesperrt werden; dies werden wir jedoch nach dem für die Version 4.00 geplanten Umbau der Dokumentenverwaltung einbauen.

Hat der Kunde viele Dokumente, kann der Sperrvorgang einige Zeit dauern, weil dabei Dateien verschoben werden müssen. Beachten Sie deshalb auch, dass keine der zu sperrenden Dateien geöffnet ist!

Aufrufen gesperrter Datensätze

Gesperrte Kunden können über die Suche erreicht werden, allerdings nur dann, wenn der Anwender das Datenschutzrecht hat. Aber auch dann geht es nicht automatisch, sondern die Suche nach gesperrten Datensätzen muss explizit angestoßen werden. Dies geschieht über einen Rechtsklick auf die Suchen-Schaltfläche und die Option „Suchen einschließlich der gesperrten Kunden“. Im Suchergebnis werden gesperrte Kunden mit ######### markiert, so dass sie gleich ins Auge springen. Das direkte Suchen nach gesperrten Verträgen oder Vorgängen ist derzeit nicht möglich.

Wird ein gesperrter Kunde ausgewählt, so muss für das Datenzugriffsprotokoll eine kurze Begründung für den Aufruf eingegeben werden. Wie aussagekräftig diese Begründung ist, wird von POLARIS allerdings nicht überprüft.

Nach dem Aufrufen eines gesperrten Kunden erscheint dieser blau durchgestrichen. Jetzt können von dort aus auch Unterdatensätze (z.B. Verträge, Dokumente und Personen) eingesehen werden. Verträge und Vorgänge sind dabei wie der Kunde blau durchgestrichen.

Eine Änderung gesperrter Datensätze ist nicht möglich.

Entsperren

Befinden Sie sich in einem gesperrten Kunden, Vertrag oder Vorgang, kann dieser über das Extras-Datenschutz-Menü wieder entsperrt werden. Analog zum Sperrvorgang werden dabei alle Verträge, Personen etc. mit entsperrt, allerdings nur, wenn sie zum Zeitpunkt der Kundensperrung noch nicht gesperrt waren.

Beispiel: Ein Kunde hat zehn Verträge, und Sie sperren einen davon am 01.09.2019. Am 01.07.2020 sperren Sie den Kunden, wobei die übrigen neun Verträge mitgesperrt werden. Ein Jahr später entsperren Sie den Kunden wieder. Dabei werden nur die neun am 01.07.2020 gesperrten Verträge entsperrt; der am 01.09.2019 gesperrte Vertrag bleibt gesperrt und muss ggf. einzeln entsperrt werden.

Datensicherung und Replikation

Gesperrte Datensätze und Dokumente werden bei der in POLARIS integrierten Datensicherung mitgesichert. Wenn sie manuell sichern oder über ein Sicherungsprogramm, müssen Sie sehr wahrscheinlich auch nichts ändern, denn der Archivordner für die gesperrten Dokumente ist ein Unterordner des bekannten POLARIS-Dokumentenordners, den Sie hoffentlich schon bisher gesichert haben.

In Replikaten sind gesperrte Datensätze aus Sicherheitsgründen nicht enthalten, unabhängig davon, ob Sie den Bestandsexport für alle Vermittler oder nur für einen Vermittler machen. In einem Replikat ist es auch nicht möglich, weitere Datensätze zu sperren.

Sperren oder löschen?

Das eingangs angesprochene übersichtlichere Arbeiten ist im Prinzip auch über den Gelöscht-Status von Kunden oder Verträgen möglich, weil auch diese in der Regel bei der Suche oder Selektionen ausgeschlossen werden. Allerdings kann jeder Mitarbeiter diesen Status wieder zurücksetzen.

Beachten Sie auch folgenden Unterschied: Sie könnten einen Kunden auf gelöscht setzen, wenn er seinen Maklervertrag gekündigt hat oder keine über Sie laufenden Verträge mehr hat. Sie können diesen Kunden dann immer noch problemlos aufrufen, Daten ergänzen, Provisionen erfassen (Stornobuchungen!), Vorgänge bearbeiten oder Dokumente einbinden, ohne dass dafür ein spezielles Recht nötig ist.

Gesperrte Kunden können dagegen nicht mehr verändert werden. Wirklich sperren sollten Sie Kunden also erst, wenn der mit der Kündigung abgeschlossene Schriftverkehr (wahrscheinlich) erledigt ist und alle noch offenen Vorgänge abgeschlossen bzw. archiviert sind.

In Grenzfällen sollten sie einen Kunden lieber zu früh sperren als zu spät. Während ein Entsperren im Notfall jederzeit möglich ist, wäre es ziemlich peinlich, wenn ein Kunde, der einen Monat zuvor um Löschung seiner Daten gebeten hat, zum Empfänger eines Serienbriefs wird – auch wenn Sie argumentieren können, dass Sie zu einer Löschung wegen Ihrer Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht nicht verpflichtet waren.

Das vollständige Löschen von Kunden, Verträgen etc. ist selten sinnvoll, insbesondere nach der Einführung der Sperrfunktion. Typische Beispiele, in denen wir es machen, sind Datensätze, die aus Versehen (und gerade eben) neu angelegt wurden, „Mülldatensätze“ ohne Name oder andere wesentliche Informationen, oder oder mehrere Jahre alte, zum Zwecke einer Mailingaktion importierte Adressdaten, zu denen aber nie ein Kontakt entstanden ist.

Das Auffinden von seit längerem inaktiven Kunden erleichtert Ihnen die mit der Version 3.90 eingeführte Karteileichensuche. Hiermit können Sie alle Kunden finden, bei denen z.B. seit fünf Jahren keine Datensatzänderungen mehr erfolgt sind, die also jahrelang nicht mehr „angefasst“ wurden.

Hinweis zum GDV-Import

Beachten Sie, dass einige Gesellschaften gekündigte Verträge noch eine Zeitlang in den GDV-Daten liefern. Solange das der Fall ist, sollten Kunden oder Verträge nicht gesperrt werden, weil sie dann beim nächsten GDV-Import neu angelegt würden. Der Grund dafür ist, dass der Abgleich gesperrte Datensätze ignoriert, also als nicht vorhanden betrachtet. Diesen Punkt werden wir aber evtl. noch überarbeiten bzw. unseren Anwendern die Entscheidung überlassen, wie sich POLARIS in diesem Fall verhalten soll.

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