E-Mail-Eingang

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Der E-Mail-Eingang erlaubt es Ihnen, E-Mails teilautomatisiert in POLARIS zu importieren, ohne dass Sie, wie in früheren Versionen, in jeden betroffenen Kunden, Vorgang oder Vertrag gehen müssen, um dann die Mail per Drag-und-Drop oder "Datei einbinden" zu übertragen. Soweit die Zuordnung nicht automatisch möglich ist, z.B. über die Absenderadresse oder eine im Betreff enthaltene Versicherungsscheinnummer, kann die Zuordnung jetzt zeitsparend über eine zentrale Stelle erfolgen, den POLARIS-Maileingang.

Inhaltsverzeichnis

Kompatibilität und Einschränkungen

Derzeit funktioniert der Mail-Import mit Outlook, Thunderbird und SeaMonkey bzw. mit EML- und MSG-Dateien. Eine direkte Ansteuerung von Outlook Express bzw. Windows Live Mail ist leider nicht möglich.

POLARIS kann E-Mail-Postfächer auslesen, kann bzw. darf sie jedoch nicht verändern, schon aus Sicherheitsgründen. Deswegen werden importierte Mails nicht automatisch aus Ihrem Mailprogramm gelöscht. POLARIS achtet jedoch darauf, dass eine Mails nicht mehrfach eingelesen wird.

Neuere Outlook-Versionen bringen eine Sicherheitsabfrage, wenn ein anderes Programm – also auch POLARIS – versucht, auf die E-Mails zuzugreifen. Dieses an sich gut gemeinte Verhalten ist leider nicht ohne Weiteres abzustellen, insbesondere dann, wenn die Warnung im Fall des Zugriffs durch eine unerwünschte Schadsoftware weiterhin erscheinen soll.

Vorbereitung

E-Mail-Programm

Da Sie in der Regel nicht alle Mails in POLARIS importieren wollen, insbesondere keinen Spam und keine Newsletter, empfiehlt es sich, in Ihrem Maileingang einen Unterordner "POLARIS" anzulegen (er kann natürlich auch anders heißen, z.B. "POLARIS-Import" oder "wichtig"). In diesen Ordner können Sie dann zukünftig diejenigen E-Mails ziehen, die Ihnen wichtig genug erscheinen, um sie in POLARIS zu importieren.

POLARIS

In der Programm-Konfiguration, Kategorie "E-Mail-Verwaltung", muss das soeben angelegte Postfach angegeben werden, damit POLARIS weiß, woher es die E-Mails importieren soll.

Sie können zwei verschiedene Postfächer zum Import festlegen, eines für persönliche und eines für allgemeine E-Mails. Damit wird der Fall abgedeckt, dass in Ihrer Firma jeder Mitarbeiter eine eigene Adresse hat (z.B. Peter.Meier@Muster.de) und zusätzlich eine allgemeines Adresse existiert (z.B. Kontakt@Muster.de), auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben.

Die Angabe der Postfächer unterscheidet sich erheblich, je nachdem, ob Sie Outlook oder Thunderbird/SeaMonkey verwenden. Zuerst sollten Sie deshalb in der Zeile "Mail-Programm" entweder "Outlook" oder den Namen eines anderen Mail-Programms eingeben. Momentan ist alles andere als "Outlook" gleichbedeutend, da nur Outlook eine abweichende Postfach-Angabe erfordert. Es ist also egal, ob Sie dort "Mozilla" oder "Thunderbird" eingeben.

Outlook

Die direkte Auswahl eines Outlook-Postfachs ist noch nicht möglich; dies ist aber in Vorbereitung. Derzeit müssen Sie das Postfach also noch von Hand eingeben. Das Format ist dabei folgendes:

<Kontoname>\Posteingang\<POLARIS-Ordner>

Also, um beim obigen Beispiel zu bleiben, z.B.

Kontakt\Posteingang\POLARIS

für das allgemeine Postfach und

Peter.Meier\Posteingang\POLARIS

für das persönliche Postfach.

Mozilla (Thunderbird, SeaMonkey)

In diesem Fall ist jedes Postfach eine über den üblichen Datei-Öffnen-Dialog auswählbare Datei, deren Position leider nicht allgemeingültig angegeben werden kann, auch weil es möglich ist, den Speicherort für die E-Mail-Profile beliebig festzulegen und z.B. auf einen Netzwerk-Server zu verschieben.

Standardmäßig liegen die Thunderbird-Postfächer im Ordner

C:\users\<Benutzername>\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\<Profil>.default\Mail    (bzw. ImapMail bei IMAP-Postfächern)

wobei <Benutzername> der angemeldete Windows-Benutzer ist und <Profil> eine zufällige Zeichenfolge.

Der Name eines E-Mail-Kontos ist in der Regel die Bezeichnung des Mail-Servers, also z.B. mail.gmx.com oder mail.muster.de. Liegen mehrere Postfächer auf dem gleichen Server, wird der Kontoname um -1, -2 etc. ergänzt.

Legen Sie den POLARIS-Ordner als Unterordner des Posteingangsordners an (was wir empfehlen), lautet die vollständige Postfachadresse z.B.

C:\users\pmeier\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles\2n0f1t9d.default\Mail\mail.muster-1.de\INBOX.sbd\POLARIS

Andere Mail-Programme

Der E-Mail-Import von POLARIS wurde bisher nur mit Outlook, Thunderbird und SeaMonkey getestet. Grundsätzlich sollte ein Import aber aus allen Programmen möglich sein, die E-Mails im sogenannten mbox-Format speichern, bei dem jedes Postfach durch eine Datei repräsentiert wird. Die Einrichtung erfolgt analog zu Thunderbird, wobei die Pfadangaben aber von den obigen Beispielen abweichen werden.

Bitte scheuen Sie sich nicht, im Zweifelsfall unseren Support zu kontaktieren!

Netzwerkbetrieb

Beim Netzwerkeinsatz von POLARIS sind alle Mail-Einstellungen rechnerspezifisch, d.h. sie müssen auf jedem Arbeitsplatz separat erfolgen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass jeder Arbeitsplatz eigene Postfächer importieren kann (insbesondere das persönliche Postfach) und dass auf verschiedenen Rechnern sogar unterschiedliche Mail-Programme eingesetzt werden können.

Test der Einstellungen

Um die korrekte Angabe der Mail-Postfächer zu testen, öffnen Sie den E-Mail-Eingang und klicken Sie auf "persönliches Postfach importieren" bzw. "allgemeines Postfach importieren". Im Fall einer fehlerhaften Angabe erhalten Sie eine Fehlermeldung; kaputtgehen kann beim Testen nichts.

Ablauf in der Praxis

Sie verwalten Ihre E-Mails zunächst einmal so wie bisher auch, d.h. Sie gehen die neuen Mails im Mailprogramm durch, löschen den Spam und lesen (oder ignorieren) die Newsletter. Wichtige Mails, die Sie in POLARIS einbinden wollen, ziehen Sie den POLARIS-Ordner, der im Schritt "Vorbereitung" angelegt wurde.

Öffnen Sie in POLARIS nun den Mail-Eingang über die entsprechende Schaltfläche in der Hauptmaske, sehen Sie alle noch nicht zugeordneten oder noch nicht bearbeiteten E-Mails. Der Mail-Eingang dient also nebenbei auch als To-do-Liste für die eingehenden E-Mails.

Klicken Sie auf eine der "Postfach importieren"-Schaltflächen, liest POLARIS die E-Mails ein, die seit dem letzten Import neu eingegangen sind bzw. im Mail-Programm in den POLARIS-Ordner verschoben wurden. Der Importvorgang kann auch automatisch beim Öffnen des Mail-Eingangs angestoßen werden (einstellbar in der Programm-Konfiguration), aber weil dieser Vorgang je nach Anzahl der E-Mails und Größe Ihrer Datenbank einige Sekunden in Anspruch nehmen kann, empfehlen wir die manuelle Methode (dies ist auch die Voreinstellung).

Nachdem die neuen E-Mails eingelesen und so weit wie möglich automatisch zugeordnet wurden (siehe unten), erscheinen sie in der Übersicht, wobei die nicht zugeordneten Mails mit einem roten Punkt gekennzeichnet sind. Durch Doppelklicken können Sie eine E-Mail lesen und falls nötig manuell einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zuordnen. Auch das Öffnen der Anhänge ist möglich und natürlich auch das Öffnen der ursprünglichen E-Mail im Mailprogramm. Klicken Sie rechts auf die Liste der Anhänge, können Sie einzelne davon löschen oder auch die E-Mail löschen und die Anhänge behalten – letzteres kann sinnvoll sein, wenn in der Mail selbst nicht viel mehr steht als "anbei das Dokument".

Ob eine Mail schon gelesen gilt, wenn Sie sie nur einmal geöffnet haben, oder ob sie den Gelesen-Status manuell ankreuzen müssen, können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. Wir empfehlen, die Standardeinstellung "nein" beizubehalten, da eine angeklickte und überflogene E-Mail in der Regel noch nicht abschließend bearbeitet ist. Sie können eine Mail auch in der Übersicht durch Klicken auf den grünen Punkt "erledigen".

Das "Erledigen" und das "Zuordnen" sind völlig unabhängige Vorgänge. Eine E-Mail bleibt so lange in der Übersicht stehen, bis sie sowohl gelesen bzw. bearbeitet als auch einem Kunden zugeordnet ist.

Sobald eine Mail einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zugeordnet ist, erscheint sie dort bei den Dokumenten, so wie bisher auch. Sie bleibt jedoch zusätzlich auch im Posteingang stehen, so dass Sie dort bequem auch nach älteren Mails suchen und selektieren können. Über das Filterfeld rechts oben (Anzeigen: alle) können Sie auch längst erledigte E-Mails in eine solche Suche einbeziehen.

E-Mails, die über den alten Weg direkt bei einem Kunden eingebunden wurden oder in Zukunft werden, erscheinen als erledigte Mails ebenfalls im Mail-Eingang. Bei diesen "manuell eingebundenen" Mails wird jedoch der Text nicht separat gespeichert; dieser kann deshalb in der Volltextsuche nicht berücksichtigt werden. Wir empfehlen deshalb, die alten Methode zur Einbindung von E-Mails nicht mehr oder oder nur noch in Ausnahmefällen anzuwenden, zumindest dann, wenn Sie sich grundsätzlich für die Nutzung der E-Mail-Schnittstelle entschieden haben.

Automatische Zuordnung

Bevor Sie eine E-Mail manuell beliebigen Kunden, Vorgängen oder Verträgen zuordnen können, versucht POLARIS, diese Zuordnung soweit wie möglich automatisch vorzunehmen, um Ihnen diese Arbeit abzunehmen. Dabei spielen nur die Absenderadresse und der Betreff der E-Mail eine Rolle. Der eigentliche Text wird nicht ausgewertet, weil es unwahrscheinlich ist, dass POLARIS dort Informationen erkennt, die nicht schon im Betreff stehen.

Es ist natürlich naheliegend, die Absenderadresse zur Zuordnung heranzuziehen, sofern sie in POLARIS hinterlegt ist. Sinnvoll ist dies jedoch nur bei E-Mails, die Sie von Kunden erhalten, denn Mails, die von einer Gesellschaft kommen, müssen im Normalfall einem Kunden zugeordnet werden und nicht der Gesellschaft! Außerdem kann aus der Adresse kein Vertrag oder Vorgang hervorgehen.

POLARIS versucht also, aus dem Betreff herauszulesen, um was es geht. Da es keine genormte Formatierung für den Betreff gibt, versucht POLARIS zunächst einmal, Nummern zu erkennen, d.h. längere Zahlenfolgen. Findet POLARIS in der Datenbank einen Vertrag mit der erkannten Nummer, ist die Zuordnung schon fast erledigt, denn aus dem Vertrag ergibt sich auch der Kunde. Lediglich die Zuordnung zu einem Vorgang müssen Sie in der Regel noch von Hand erledigen, denn normalerweise wird sich die POLARIS-Vorgangsnummer nicht im Betreff einer Versicherer-E-Mail finden.

Wie eine Versicherungsscheinnummer kann ein Vertrag und damit der Kunde auch über ein erkanntes Kfz-Kennzeichen zugeordnet werden. Diese sind, anders als Versicherungsscheinnummern, relativ zuverlässig erkennbar. POLARIS versucht auch, die Namen des Versicherungsnehmers oder versicherter Personen zu erkennen. Dafür ist es jedoch erforderlich, dass diese im Betreff mit "VN" oder "VP" gekennzeichnet sind also z.B. "VN: Peter Meier" oder auch "VN Meier, Peter" (POLARIS kann beide Schreibweisen verarbeiten, könnte aber an komplizierteren Doppelnamen scheitern).

Da es vorkommen kann, dass verschiedene Zuordnungsmethoden (z.B. Absenderadresse und Kfz-Kennzeichen) zu verschiedenen Kunden führen, ist es selbstverständlich möglich, eine automatische Zuordnung nachträglich zu ändern. Die aktuelle Zuordnung sehen Sie auf den ersten Blick in der Mail-Übersicht.

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