Karteileichensuche

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Die Karteileichensuche ermöglicht es, den Datenbestand aufzuräumen bzw. „auszumisten“, indem alte, seit Jahren nicht mehr benötigte Daten gesperrt oder gelöscht werden. Diese mit der Version 3.90 eingeführte Funktion hilft Ihnen, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu erfüllen.

Grundsätzliches

POLARIS nimmt keine juristische Prüfung vor, ob ein Kunde gesperrt oder gelöscht werden sollte, und wertet auch keine Ablaufdaten von Verträgen, Provisionsbuchungen oder offene Vorgänge aus. Es gibt auch keinen Automatismus, der Datensätze nach irgendwelchen Kriterien sperrt oder löscht – die Entscheidung liegt voll und ganz bei Ihnen!

Technisch gesehen ist die Karteileichensuche eine relativ einfache Selektion: Als potentielle Karteileichen gelten die Datensätze, die in POLARIS seit längerem nicht mehr geändert worden sind. Basis sind die zu jedem wesentlichen Datensatz verwalteten Datumsfelder „Anlagedatum“ und „letzte Änderung“. Bei einer laufenden Kundenbeziehung wird es praktisch immer zu gelegentlichen Änderungen kommen (und sei es nur in Form von Prämienanpassungen), so dass man die Karteileichen gut an diesen Feldern erkennen kann.

Weil es denkbar ist, dass ein Kundendatensatz jahrelang unberührt bleibt, obwohl regelmäßig Verträge oder Vorgänge bearbeitet werden, prüft POLARIS zum Erkennen inaktiver Kunden auch die letzten Änderungen von Verträgen, Vorgängen und Dokumenten. Dieser Vorgang ist relativ zeitaufwendig, muss aber nicht bei jedem Aufruf der Karteileichensuche erfolgen, sondern nur, wenn diese noch nie oder schon seit längerem nicht mehr verwendet worden ist.

Aufruf

Diese Karteileichensuche ist über das Menü Extras-Datenschutz zugänglich, und zwar nur für Benutzer mit Administratorrechten. In Replikaten ist die Funktion gesperrt, ebenso in der freien Version von POLARIS.

Beim ersten Start der Funktion an einem Tag fragt POLARIS, ob Änderungen von Verträgen, Vorgängen etc. ermittelt werden sollen. Dies kann je nach Größe Ihres Datenbestands einige Minuten dauern, muss aber, wie schon erwähnt, nicht täglich erfolgen.

Bedienung

Die Karteileichenmaske besteht aus vier Listen: Kunden, Verträge, Vorgänge und Dokumente, wobei in der Praxis wahrscheinlich die Kundenliste am interessantesten ist. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um die Auswahl einzugrenzen. Nach den mit einem grauen Pfeil gekennzeichneten Spalten kann durch Klicken auf die Überschrift sortiert werden.

Wie oben beschrieben, spielt bei den Kunden nicht nur die letzte Änderung des Kundendatensatzes eine Rolle, sondern auch die letzten Änderungen von Verträgen, Vorgängen und Dokumenten. Deswegen gibt es in dieser Liste zwei Datumsfelder, und das Filterkriterium „Letzte Änderung vor“ bezieht sich auf beide, d.h. beide Daten müssen älter sein als das angegebene Jahr.

Die aufgelisteten Datensätze können wahlweise gesperrt oder vollständig gelöscht werden. Kunden und Verträge können zusätzlich als gelöscht markiert werden, und Vorgänge können archiviert werden. Wie im Kapitel „Datensätze sperren“ genauer beschrieben ist, werden beim Sperren von Kunden auch die zugehörigen Verträge, Vorgänge und Dokumente mitgesperrt.

Das vollständig Löschen sollte, wie auch sonst, mit Vorsicht erfolgen, weil es nicht rückgängig gemacht werden kann. Anders als über die in jeder Maske vorhandenen [Löschen]-Schaltflächen kann ein Kunde über die Karteileichenliste auch dann gelöscht werden, wenn er Verträge, Vorgänge etc. hat – diese werden dann ebenfalls vollständig gelöscht! Aus diesem Grund kommen in diesem Fall auch zwei Sicherheitsabfragen.

Aus Sicherheitsgründen gibt es – zumindest im Moment – noch keine Möglichkeit, alle Einträge der Liste auf einmal zu sperren oder zu löschen. Ob wir diese Möglichkeit einbauen werden, machen wir von einer entsprechenden Nachfrage abhängig.

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