Replikation

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Die sogenannte Replikation ermöglicht es Ihnen – ganz allgemein ausgedrückt – an verschiedenen, nicht über ein lokales Netzwerk verbundenen Rechnern Daten in einer gemeinsamen Datenbank zu verwalten. Typische Anwendungsfälle sind Laptops, die im Außendienst verwendet werden, oder Heim-PCs bzw. externe Arbeitsplätze.

Das Grundprinzip der Replikation von POLARIS besteht darin, dass alle Änderungen auf den externen Rechnern protokolliert werden und dieses Änderungsprotokoll später in die Datenbank der zentralen POLARIS-Installation eingespielt wird.

Dabei kann es (im Prinzip) beliebig viele externe POLARIS-Installationen geben, aber nur genau eine zentrale Datenbank. Der Datenaustausch zwischen zwei gleichberechtigten Filialen mit voneinander weitgehend unabhängigen Datenbeständen ist deshalb auf diese Weise nicht möglich.

Inhaltsverzeichnis

Grundsätzliches

Lizenzrechtliches

Die Replikation ist nur in der Netzwerkversion von POLARIS freigeschaltet und verursacht für Inhaber einer Netzwerklizenz auch keine zusätzlichen Kosten. Auch wenn es derzeit noch nicht auf technischem Weg kontrolliert wird, behalten wir uns vor, die Zahl der externen Rechner in Zukunft zu begrenzen bzw. ab einer bestimmten Zahl zusätzliche Gebühren zu verlangen. Diese Grenze werden wir wahrscheinlich bei mehr als fünf Rechnern setzen.

Verwendete Begriffe

Das Zentralsystem bzw. die Zentraldatenbank oder Master-Datenbank ist die zentrale POLARIS-Installation bzw. die „Haupt“-Datenbank, die sinnvollerweise im Büro eingesetzt wird – bzw. im größten Büro, wenn mehrere Büros vorhanden sind. Die Kopien der Datenbank, die durch den sogenannten Bestandsexport erzeugt werden, werden als Replikate bezeichnet. Ein POLARIS-Replikat kann alle Daten enthalten oder nur die Daten zu einem bestimmten Vermittler (einschließlich dessen Untervermittler).

Als externe Rechner werden die Rechner bezeichnet, die nicht über das Netzwerk auf die Zentraldatenbank zugreifen können, also z.B. ein Laptop, ein Rechner in einem Nebenbüro oder ein privater PC.

Das Änderungsprotokoll entsteht beim Anlegen, Ändern oder Löschen von Datensätzen auf einem externen Rechner. Im Prinzip enthält dieses Protokoll die Informationen, wer wann was an welchem Datensatz geändert hat. Beim Zurückspielen dieses Protokolls ins Zentralsystem werden diese Änderungen in der zentralen Datenbank wiederholt.

Der Begriff Dokumente umfasst die Word-Dateien („Korrespondenz“), die zugehörigen Vorlagen, die eingebundenen und gescannten Dateien sowie die Protokolle und die zugehörigen Vorlagen.

Sicherheitshinweis

Die Datenreplikation ist ein relativ aufwendiger und kritischer Vorgang. Beim Einspielen der von einem externen Rechner stammenden Daten werden vollautomatisch und ohne weitere Rückfragen Datensätze angelegt, geändert und sogar gelöscht, und wenn dabei etwas schief geht, könnten Änderungen an den falschen Datensätzen erfolgen oder Verträge, Vorgänge etc. den falschen Kunden zugeordnet werden.

Aus diesem Grund sind mehrere Kontrollmechanismen implementiert, die Fehler durch falsche Bedienung verhindern sollen. Daraus folgt, dass vom Anwender eine gewisse Sorgfalt bei der Verwendung der Replikation erwartet wird. Etwas Erfahrung im Umgang mit Netzwerken, USB-Sticks, Verzeichnissen, Laufwerksbezeichnungen, Dateien etc. wird ebenfalls vorausgesetzt.

Das System ist dabei so programmiert, dass Fehlbedienungen zu einem Abbruch führen, um Datenverfälschungen so weit wie möglich auszuschließen. Der Verlust von Änderungen, die auf einem Laptop gemacht wurden, wäre weniger schlimm als das Durchführen von Änderungen an den falschen Kunden oder Verträgen im Zentralsystem, schon weil letzteres zunächst unbemerkt bleiben würde.

Anders als in anderen Bereichen von POLARIS können Sie mit "Herumprobieren" mit der Datenreplikation Schaden anrichten. Sollten Sie sich an einem Punkt unsicher sein, wenden Sie sich deshalb bitte lieber an unseren Support!

Einschränkungen

Einige Programmteile sind auf den externen Rechnern gesperrt. Dazu gehören die meisten Funktionen, die größere "Umwälzungen" in der Datenbank bewirken würden, z.B. die Provisionsabrechnung (einschließlich Forderungslauf) und das Umordnen von Verträgen und Vorgängen. Inwieweit Teile der momentan noch komplett gesperrten Provisionsverwaltung in zukünftigen Versionen auch auf externen Rechnern freigegeben werden können, steht noch nicht fest.

Vorgehensweise

Aktivierung der Replikation im Zentralsystem

Der erste Schritt ist die grundsätzliche Aktivierung der Replikation. Falls im Menü „Import/Export“ der Punkt „Bestandsexport“ nicht sichtbar ist, müssen Sie die Replikation über die Programm-Konfiguration einschalten. Wählen Sie dazu im Menü „Extras“ den Punkt „System – Programm-Konfiguration“ und dort die Kategorie „Import, Export, Replikation“. Dort müssen Sie die Option „Replikation aktiviert“ auf „Ja“ setzen.

Nach dem Aktivieren der Replikation müssen Sie POLARIS neu starten, damit der neue Menüpunkt erscheint.

Dieser Schritt kann evtl. auf jedem der Arbeitsplatzrechner notwendig werden.

Bestandsexport

Um die Replikation verwenden zu können, muss immer zuerst eine Kopie der Zentraldatenbank erzeugt werden, die dann auf den oder die externen Rechner übertragen wird. Diese Kopie, genannt Replikat, wird aus dem Zentralsystem heraus über den Menüpunkt „Import/Export - Bestandsexport“ erzeugt.

Vermittlerauswahl

Zunächst werden Sie gefragt, ob Sie die Daten zu allen Vermittlern (also den Gesamtbestand) exportieren wollen oder nur die zu bestimmten Vermittlern. In der Vermittlerliste können sie einen oder auch mehrere Vermittler auswählen. Wenn Sie eine mehrstufige Vermittlerstruktur haben, werden automatisch alle Untervermittler des ausgewählten Vermittlers mitexportiert; Sie müssen diese also nicht alle einzeln auswählen.

Dokumente

Die Replikation kann auch Dokumente verwalten und auf den externen Rechnern können auch Dokumente erzeugt werden (mit Word oder durch Einbinden/Scannen). Beim Bestandsexport können Sie festlegen, ob sie alle Dokumente auf den externen Rechner übertragen wollen (was je nach Menge ziemlich lange dauern kann und u.U. an die technischen Grenzen eines USB-Sticks stoßen kann), nur die ab einem bestimmten Zeitpunkt angelegten Dokumente, oder gar keine Dokumente. Auch in letzterem Fall können auf dem externen Rechner neue Dokumente angelegt werden!

Ziel des Bestandexports und Auswahl des Übertragungsmediums

Anschließend werden Sie gefragt, wohin die exportierte Datenbank gespeichert werden soll („Zielordner“). Spätestens jetzt stellt sich die Frage, wie die Daten zwischen Zentraldatenbank und den externen Rechnern ausgetauscht werden sollen. Sinnvoll dabei wären ein USB-Stick, E-Mail oder der direkte Weg über das lokale Netzwerk, an das der Laptop vorübergehend angehängt wird. Letzteres ist der einfachste Weg, und es gibt dabei bei den Dokumenten auch keine Datenmengenbegrenzung.

  • Laptop am Netzwerk:
    Kann der Laptop direkt an das Netzwerk angehängt werden, ist die Replikation am einfachsten handzuhaben. Zunächst einmal muß natürlich die Festplatte des Laptops oder zumindest der POLARIS-Ordner im Netzwerk freigegeben werden. Der Bestandsexport kann dann direkt in den POLARIS-Datenordner des Laptops erfolgen, also z.B. nach \\LAPTOP1\POLARIS\DATEN. Beachten Sie, dass POLARIS auf diesem Laptop vorher beendet werden muss!
    Enthält die Datenbank auf dem Laptop ein noch nicht exportiertes Änderungsprotokoll, so ist das Überschreiben gesperrt, weil diese Änderungen sonst verloren wären. In diesem Fall müssen Sie das POLARIS auf dem Laptop noch einmal starten und das Änderungsprotokoll exportieren.
  • USB-Stick:
    In diesem Fall müssen Sie als Ziel-Ordner einen Ordner auf dem USB-Stick auswählen. Der Datenexport dauert, je nach Geschwindigkeit des USB-Sticks, in der Regel etwas länger als der Export über das Netzwerk.
    Nachdem Sie den USB-Stick mit dem externen Rechner verbunden haben, muss die Datenbank von diesem in den POLARIS-Datenordner übertragen werden. Dies geschieht über den Menüpunkt „Export/Import – Datenbank einspielen.“
    Enthält die zu überschreibende Datenbank noch nicht exportierte Änderungen, so wird das Kopieren der Datenbanken solange blockiert, bis Sie über „Export/Import – Änderungen exportieren“ das Änderungsprotokoll exportiert haben.
  • E-Mail:
    Dieser Weg bietet sich für einen externen Arbeitsplatz an, der zwar über einen Internetanschluss verfügt, nicht aber über eine dauernde Verbindung zur zentralen Datenbank, insbesondere dann, wenn ein regelmäßiger Austausch über einen USB-Stick z.B. wegen einer zu großen Entfernung zum zentralen Büro unpraktikabel ist.
    In diesem Fall sollten Sie sich im Zentralsystem einen speziellen Ordner anlegen (z.B. „P:\POLARIS\BESTEXP“), in den Sie alle Bestandsexporte ausführen. Aus diesem Ordner heraus können Sie dann die Datenbankdateien als E-Mail-Anhang versenden (bei größeren Datenbanken empfiehlt es sich, diese vorher zu komprimieren, z.B. mit WinZip oder WinRAR).
    Auf dem externen Rechner müssen Sie dann den E-Mail-Anhang speichern und gegebenenfalls entpacken. Dafür sollten Sie sich einen speziellen „Empfangsordner“ anlegen, z.B. „C:\POLARIS\POSTEINGANG“. Anschließend können Sie die Datenbank wie bei der Verwendung eines USB-Sticks über den Menüpunkt „Export/Import – Datenbank einspielen.“ übertragen.

Erstmalige Aktivierung der Replikation auf den externen Rechnen

Zunächst muss POLARIS, falls noch nicht geschehen, ganz normal als Einzelplatzversion installiert werden (Vollversion). Diese Installation gilt zunächst als unabhängiges Zentralsystem, muss also erst einmal in den Zustand „externe Version“ umgeschaltet werden. Damit dies möglich ist, müssen Sie unbedingt ihre Lizenzdaten unter „?-Lizenzierung/Registrierung“ eintragen.

Wählen Sie anschließend den Menüpunkt „Extras-System-Replikation: Status der Datenbank umschalten". Diese Funktion löscht den Inhalt der vorhandenen Datenbank; Sie sollten also unbedingt sicherstellen, dass Sie tatsächlich mit einer frisch installierten, also leeren Datenbank arbeiten!

Zum Umwandeln in ein Replikat wird ein vom Zentralsystem erstellter Bestandsexport benötigt. Diesen können Sie im Dialog „Datenbank suchen“ auswählen, beispielsweise von einem USB-Stick. Beachten Sie, dass dabei nur ein „echter“ Bestandsexport akzeptiert wird; es ist nicht möglich, direkt auf die Zentraldatenbank oder ein Backup davon zuzugreifen!

Anschließend werden die Datenbanken übertragen, und POLARIS wird beendet. Nach einem Neustart sollte im Passworteingabe-Dialog angegeben sein, dass es sich um ein Replikat handelt und welcher Bestandsexport zugrundeliegt. Die gleichen Informationen sehen Sie auch unter „?-Info“.

Arbeiten auf einem externen Rechner, Einschränkungen

Mit einer POLARIS-Installation, die auf ein Replikat zugreift, kann grundsätzlich genauso gearbeitet werden wie im Zentralsystem, d.h. sowohl das Neuanlegen als auch das Ändern und Löschen von Datensätzen ist uneingeschränkt möglich.

In einem Replikat sind jedoch einige Funktionen gesperrt, insbesondere solche, die größere Änderungen im gesamten Datenbestand zur Folge hätten, z.B. die Provisionsverwaltung einschließlich Vermittlerabrechnung, das Verlängern aller Verträge oder die Neuberechnung der Prämien mit einer geänderten Versicherungssteuer. Es ist jedoch auch nicht sinnvoll, solche Änderungen auf einem externen Rechner und damit möglicherweise nur auf den Daten eines einzigen Vermittlers vorzunehmen.

Bei POLARIS-Versionen, die ein Policierungs- und Inkassomodul enthalten, ist auch diese Funktionalität auf den Replikaten gesperrt, schon deshalb, weil doppelte Rechnungen vermieden werden und fortlaufende Rechnungsnummern garantiert sein müssen.

Natürlich steht auch die Funktion des Bestandsexports nicht zur Verfügung, denn ein Replikat darf niemals gleichzeitig als Zentraldatenbank fungieren. Es ist also nicht möglich, dass Untervermittler ihre Laptops mit ihrem jeweiligen übergeordneten Vermittler abgleichen und dieser wiederum mit der Zentraldatenbank der Vertriebsgesellschaft.

Dass POLARIS auf ein Replikat, also auf eine externe Datenbank zugreift und sich deshalb in diesem eingeschränkten Modus befindet, erkennen Sie daran, dass beim Programmstart bei der Passworteingabe das Erstellungsdatum des Replikats sowie die im Replikat enthaltenen Vermittler angegeben werden. Außerdem ändern sich die im Menü "Import/Export" verfügbaren Befehle; auf den externen Rechnern stehen z.B. die Importfunktionen (GDV, Excel) nicht zur Verfügung.

Exportieren der Änderungen

Alle Datensatzänderungen, -neuanlagen und -löschungen, die auf einem externen Rechner erfolgen, werden im Änderungsprotokoll festgehalten. Über den Menübefehl „Import/Export - Änderungen exportieren“ wird aus diesem Protokoll eine Datei erstellt, die anschließend zum Zentralsystem übertragen werden kann.

Anders als der Bestandsexport besteht das Änderungsprotokoll nicht aus einer vollständigen POLARIS-Datenbank, sondern nur aus einer einzigen Datei. Diese kann über USB-Stick, E-Mail oder direkt über das Netzwerk in den zentralen Replikationsordner kopiert werden.

Der Name dieser Datei setzt sich aus dem Netzwerknamen des externen Rechners sowie einer laufenden Nummer zusammen (z.B. LAPTOP1_005.RPL), so dass Verwechslungen zwischen Änderungsprotokollen, die von verschiedenen Rechnern stammen, ausgeschlossen sind. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass jeder externe Rechner einen anderen Rechnernamen hat (und nicht z.B. einfach nur „Laptop“, wenn Sie mehrere Laptops im Einsatz haben!).

Achtung: Eindeutige Rechnernamen sind eine unbedingte Voraussetzung für eine korrekte Funktion der Replikation! Spätestens vor dem ersten Export eines Änderungsprotokolls sollten Sie sich über diesen Punkt Gedanken machen!

Wohin Sie das Änderungsprotokoll speichern, hängt wieder von der gewählten Übertragungsmethode ab, also z.B. direkt auf einen USB-Stick, über das Netzwerk in den zentralen Replikationsordner (z.B. P:\POLARIS\REPL) oder in einen im Prinzip beliebigen „Postausgangsordner", aus dem die Datei dann als E-Mail-Anhang versendet werden kann.

Importieren der Änderungen in die Zentraldatenbank

Das Einlesen der Änderungsprotokolle geschieht über den Menüpunkt „Import/Export – Replikationsdatei importieren“. Dafür benötigt ein Mitarbeiter die Berechtigung für die Replikation, die über die Benutzerverwaltung vergeben werden muss.

Sie werden nach dem Ordner gefragt, in dem sich das einzulesende Protokoll befindet. Im Falle der Übertragung per USB-Stick können Sie diesen direkt auswählen, andernfalls sollte das Änderungsprotokoll im Replikations-Ordner stehen, also z.B. in P:\POLARIS\REPL. Wenn in diesem Ordner mehrere vom gleichen externen Rechner stammende Protokolle stehen, so müssen Sie diese in der Reihenfolge der im Dateinamen enthaltenen laufenden Nummer einlesen. Bei einer „sauberen“ Arbeit mit der Replikation dürfte dieser Fall aber in der Praxis nicht auftreten.

Vor dem Einlesen wird unter anderem überprüft, ob die Datenbankversionen zusammenpassen. Die POLARIS-Version auf dem externen Rechner darf (etwas) älter sein als die des Zentralsystems, jedoch nicht umgekehrt. In letzterem Fall müssen Sie vor dem Einlesen des Protokolls das aktuelle Update auf dem Zentralsystem einspielen. Grundsätzlich empfiehlt es sich, Updates immer zeitnah sowohl auf den externen Rechnern als auch im Zentralsystem einzuspielen, soweit dies nicht durch die Updateautomatik ohnehin gewährleistet wird.

Mit dem Einlesen und Verarbeiten des Änderungsprotokolls folgt der entscheidende und technisch aufwendigste Teil der Datenreplikation. Es ist nicht notwendig, dass andere Benutzer dabei POLARIS verlassen, aber Sie sollten es unbedingt vermeiden, dass ein Änderungsprotokoll eingelesen wird, während auf einem anderen Rechner ein GDV- oder Excel-Import, eine Prämienanpassung, ein Provisionsforderungs- oder ein Inkassolauf stattfindet.

Die in der Meldung am Ende des Einspielvorgangs angegebene Zahl von Datensatzneuanlagen, Änderungen und Löschungen kann deutlich höher sein als das, was auf dem externen Rechner „gefühlsmäßig“ gemacht worden ist. Das liegt daran, dass auch im Hintergrund Datensätze angelegt und geändert werden (z.B. Historie). Zudem zieht die Neuanlage eines Datensatzes fast immer auch auch eine Änderung nach sich.

Beispiele

Beispiele sagen bekanntlich mehr als viele Worte:

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