Tipps zur Datensicherheit

Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, die Rechtevergabe an Ihre Mitarbeiter zu überprüfen, sowohl auf Windows- bzw. Netzwerkebene als auch in POLARIS selbst. PCs, die ohne Eingabe eines Passworts hochgefahren werden können, oder von mehreren Mitarbeitern gemeinsam verwendete Zugangsdaten waren noch nie eine gute Idee, aber spätestens ab dem 25. Mai wäre es ein grober Verstoß gegen die Bestimmungen!

Eng mit der Rechtevergabe verbunden sind die Passwörter. POLARIS ist nicht über das Internet zugänglich, ein Angreifer kann also nicht massenweise Passwörter automatisiert durchprobieren. Beim manuellen Probieren beendet sich das Programm jeweils nach drei Fehlversuchen, was viel Zeit kostet. Die Anforderungen an ein POLARIS-Passwort sind deshalb viel geringer als bei Windows oder gar bei web-basierten Applikationen. Wir planen dennoch für eine der zukünftigen Versionen, eine Komplexitätsvorschrift einzuführen, die jedoch vom Anwender selbst konfiguriert werden kann. Dass Sie auch für eine lokale Software wie POLARIS keine Passwörter wie „1234“, „passwort“, Ihr Geburtsdatum oder den Namen ihres Lieblingskinds oder -kaninchens verwenden sollten, versteht sich hoffentlich von selbst!

Eine Verschlüsselung kann zum Beispiel mit Hilfe der in Windows integrierten Bit-Locker-Funktion geschehen (enthalten ab den Versionen Windows 7 Ultimate bzw. Windows 8 Professional). Wir werden in absehbarer Zukunft auch die POLARIS-Datenbanken selbst verschlüsseln und/oder, was ohnehin geplant war, den Umstieg auf eine SQL-Datenbank anbieten. Bis zum 25. Mai hat dies leider nicht mehr geklappt, so dass für die Sicherheit von POLARIS im Moment vor allem auch die Sicherheit der Windows-Umgebung und der Datenträger von Bedeutung ist.

POLARIS-intern sollten Sie sich insbesondere mit dem Recht für das Selektionsmodul befassen. In der Praxis haben wir zudem festgestellt, dass erstaunlich viele Mitarbeiter Administrator-Rechte haben (dafür aber der eine oder andere Chef nicht!), womit natürlich auch das Recht auf die Selektion verbunden ist. Einige unsere Kunden haben panische Angst davor, dass unbefugte Mitarbeiter Einsicht in Provisionsdaten bekommen, aber aus datenschutzrechtlicher Sicht ist der Umgang mit der Selektion viel problematischer: Mit nicht allzu viel Aufwand kann ein Mitarbeiter nämlich Ihren gesamten Kundenstamm nebst Vertragsübersicht in Excel-Tabellen übertragen und mit nach Hause nehmen! Diese potentielle Sicherheitslücke würde und wird auch dann weiter bestehen, wenn die POLARIS-Datenbanken verschlüsselt sind.

Bei der [[Replikation]] sollte noch mehr als bisher darauf geachtet werden, dass jeder Empfänger eines Replikats nur die für Ihn wichtigen Daten erhält. Auf Vermittler eingeschränkte Replikate enthalten physisch nur einen Teil der Datenbank, so dass aus ihnen auch mit geklauten Passwörtern keine verbotenen Daten herausgelesen werden können. Das mit der Version 3.90 eingeführte Datenverarbeitungsprotokoll ist in Replikaten grundsätzlich nicht enthalten.