Korrespondenz
1. Einleitung
2. Installation und Verzeichnisstruktur
3. Vorlagen und Platzhalter
4. Briefe und Faxe
5. Maklervertrag drucken
6. Probleme
1. Einleitung
Die Korrespondenzverwaltung von POLARIS ermöglicht es Ihnen, Ihre Briefe und Faxe den in der Datenbank enthaltenen Kunden, Verträgen oder Vorgängen zuzuordnen. So haben Sie immer im Überblick, welches Schreiben Sie wann an welchen Kunden geschrieben haben, und können diese Schreiben auch jederzeit wieder einsehen, ohne lange suchen zu müssen. Selbstverständlich verwaltet die Korrespondenzverwaltung auch beliebig viele Dokumentvorlagen und setzt in diese automatisch die Anschrift des Kunden und den Betreff und/oder die Vertragsdaten ein. Auch um die Dateiablage bzw. die Vergabe eines Dokumentnamens brauchen Sie sich nicht mehr zu kümmern. Ein neues Schreiben ist damit in wenigen Sekunden erstellt - nur Ihre Texte müssen Sie noch selbst schreiben...

POLARIS enthält keine integrierte Mini-Textverarbeitung, sondern geht davon aus, daß Sie weiterhin mit ihrer gewohnten Textverarbeitung arbeiten wollen. Diese wird von POLARIS quasi ferngesteuert. Aus technischen Gründen arbeitet POLARIS z.Zt. nur mit der Textverarbeitung MS Word von Microsoft zusammen, und zwar mit allen Versionen ab Word 97. Eine Schnittstelle für OpenOffice ist in Vorbereitung und wird wahrscheinlich im ersten Halbjahr 2012 verfügbar sein.
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2. Installation und Verzeichnisstruktur
Wenn Sie POLARIS installiert haben, so befindet sich im POLARIS-Ordner ein Unterordner DOCS (standardmäßig C:\POLARIS\DOCS). Wenn Sie POLARIS im Netzwerk einsetzen, so müssen Sie diesen Ordner in den POLARIS-Datenbankordner auf Ihrem Netzwerk-Server verschieben, so daß alle Anwender Zugriff auf alle Dokumente haben. Anschließend müssen Sie in der Programm-Konfiguration (Menü Extras - System), Kategorie 'Korrespondenz / Dokumente', den Dokumenten-Ordner entsprechend ändern (z.B. auf F:\POLDATEN\DOCS oder \\SERVER\DATEN\DOCS). (Anmerkung: Bei älteren Polaris-Installationen heißt der Dokumenten-Ordner möglicherweise KORR statt DOCS. Dies hat aber keine Auswirkungen auf die Funktionalität.)

Um die Textverarbeitung richtig ansteuern zu können, muß POLARIS wissen, welche Version von Word Sie verwenden und in welchem Ordner sie gespeichert ist. Passen Sie deshalb auch die Optionen 'Word-Version' und 'Pfad zur Winword.exe' an. Durch die explizite Angabe des Aufrufpfades ist sichergestellt, daß die Korrespondenzverwaltung auch funktioniert, wenn mehrere Versionen von Word gleichzeitig installiert sind.

Der Ordner DOCS hat normalerweise fünf Unterordner: KUNDEN, VR, VM, PRODUKTE und VORLAGEN. In den ersten drei werden die Schreiben an Kunden, Versicherer bzw. Vermittler gespeichert; sie werden beim ersten Programmstart nach der Installation automatisch angelegt. Für jeden Kunden (bzw. Vermittler oder Versicherer) wird bei Bedarf ein eigener Unterordner angelegt; so kommen z.B. die Schreiben an den Kunden Nummer 123 in den Ordner \KORR\KUNDEN\00000123.
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3. Vorlagen und Platzhalter
Natürlich werden mit POLARIS keine Dokumente mitgeliefert. Auch an Ihr Briefpapier angepaßte Vorlagen müssen Sie natürlich selbst gestalten. Um Ihnen die Erstellung eigener Vorlagen zu erleichtern, werden aber zwei Standardvorlagen mitgeliefert, eine für Briefpapier und eine Faxvorlage. Diese beiden Vorlagen können Sie an Ihre Vorstellung anpassen (Layout, Schriftarten, Logos etc.) und dann als Grundlage für weitere Vorlagen verwenden.

Um Vorlagen zu bearbeiten oder neu zu erstellen, klicken Sie bei einem beliebigen Kunden auf [Korrespondenz] und dann auf [Vorlagen...]. Sie sehen jetzt eine Liste mit den bereits vorhandenen Vorlagen. Am Anfang sind nur die Vorlagen 'Standard' und 'Standard-Fax' vorhanden. Um diese Vorlagen an Ihren Stil anzupassen, klicken Sie einfach auf [OK].

Sofern in der ProgrammKonfiguration alles richtig eingestellt ist (siehe oben), wird jetzt MS Word gestartet und die gewünschte Vorlage geladen. Alles weitere erfolgt, wie Sie es von Word gewohnt sind.

Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen wollen, so klicken Sie in der Vorlagen-Übersicht auf [Neu] und wählen Sie dann die Basis-Vorlage aus. Sie können neue Vorlagen auf bestehenden POLARIS-Vorlagen oder auch auf beliebigen anderen Dokumenten basieren lassen. Sie können auch einen Betreff vorgeben, der in auf der Vorlage basierende Schreiben automatisch übernomen wird.

Jede Vorlage sollte Platzhalter enthalten, in die später die Adresse den Empfängers, der Betreff oder das Datum eingesetzt werden. POLARIS-Platzhalter werden in eckigen Klammern eingeschlossen. Z.Zt. stehen folgende Platzhalter zur Verfügung:

[KdNr]
Kundennummer (neu)

[VNAnrede]
Anrede des Versicherungsnehmers (neu)

[VNTitel]
Titel des Versicherungsnehmers (neu)

[VNName1] bis [VNName3]
Nachname, Vorname, Zusatz des Versicherungsnehmers (neu)

[VNOrt]
Wohnort des Versicherungsnehmers (neu)

[VNStrasse]
Strasse des Versicherungsnehmers (neu)

[VNPlz]
Plz des Versicherungsnehmers (neu)

[Absender]
Je nach Art des Schreibens Ihr Absender oder der Absender des Kunden

[Adr1] bis [Adr7]
Zeile 1 bis Zeile 7 der Empfänger-Anschrift (bei mehreren Adressen die Standard-Anschrift)

[Fax]
Faxnummer des Empfängers (bei mehreren Faxnumer die Standard-Faxnummer)

[Datum]
Datum im Format tt.mm.jjjj (z.B. 01.02.2000)

[Datum lang]
Datum im Format t. mmmm jjjj (z.B. 1. Februar 2000)

[Betreff1] bis [Betreff3]
Die drei Betreff-Zeilen, die im Fenster 'Neues Dokument' eingegeben werden

[BetreffVN]
Kundennummer und Name des VN (nur bei Schreiben an einen Versicherer sinnvoll)

[AgenturNr]
Agenturnummer (nur bei Schreiben an Versicherer)

[VorgNr]
Vorgangsnummer

[DocNr]
Interne (eindeutige) Nummer des Dokuments (EDV-Nummer)

[Briefanrede]
Die Briefanrede, wie sie unter Adressen/Details bzw. Ansprechpartner/Details eingegeben ist

[Bankverbindung]
Bankverbindung des Kunden bzw. Abbuchungskonto des Vertrags
[Absender] Wahlweise eigener Absender oder der des Kunden

[VSNr]
Versicherungsscheinnummer (neu ab Version 1.70)

[Sparte]
Vertragssparte (neu)

[Beitrag]
Versicherungsbeitrag (neu)

[Tarif]
Versicherungstarif (neu)

[Beginn]
Vertragsbeginn

[Ablauf]
Vertragsablauf

[SBKz]
Sachbearbeiter-Kürzel

[SBName]
Sachbearbeiter-Name

[SBTel]
Sachbearbeiter-Telefon

[SBFax]
Sachbearbeiter-Fax

[SBMobil]
Sachbearbeiter-Mobilnummer

[SBMail]
Sachbearbeiter-EMail

[SBAbteilung]
Sachbearbeiter-Abteilung

[]
An dieser Stelle steht die Einfügemarke nach dem Öffnen des Dokuments!

Die Platzhalter [VSNr], [Beginn] und [Ablauf] dürfen natürlich nur in Vorlagen verwendet werden, die vertragsbezogen ausgedruckt werden, ansonsten bleiben sie unverändert stehen.

Beachten Sie, daß unter Word 97 und Word 2000 Platzhalter u.U. nicht 'funktionieren', wenn Sie in sog. Textfelder eingebaut werden. verwenden Sie deshalb stattdessen Positionsrahmen! Auch mit Platzhaltern im Seitenkopf bzw. -fuß kann es Probleme geben. Ob und wann es im Einzelfall funktioniert oder nicht, scheint ein Geheimnis von Word zu sein; probieren Sie es einfach aus!
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4. Briefe und Faxe
Wenn Sie Ihre Vorlagen erstellt haben, können Sie mit dem Verfassen von Briefen oder Faxen beginnen. Suchen Sie den betreffenden Kunden, klicken Sie auf [Korrespondenz] und [Neues Schreiben] und wählen Sie dann den Empfänger (Kunde, VR, Vermittler oder Sonstiger) aus. Sinn dieser Auswahl ist es, daß auch ein Schreiben, das z.B. an einen Versicherer geschickt wird, dem betreffenden Kunden zugeordnet werden muß. Nur Schreiben an einen Versicherer, die nichts mit einem bestimmten Kunden zu tun haben, sollten Sie direkt beim Versicherer erstellen; entsprechendes gilt für Schreiben an Vermittler).

Nach der Auswahl des Empfängers müssen Sie die passende Vorlage auswählen und den Betreff eingeben. Dieser Betreff erscheint natürlich auh in den Bereff-Zeilen des erstellten Dokuments. Geben Sie den Betreff erst in Word ein, so funktioniert das zwar auch, es hat aber den Nachteil, daß der Betreff dann nicht in der Dokumentenübersicht zu den Kunden erscheinen kann.

Wird die Korrespondenzverwaltung aus einem Vorgang oder Vertrag aufgerufen, erscheinen in der Liste nur die dem entsprechenden Vorgang oder Vertrag zugeordneten Schreiben. In diesem Fall werden in den Betreff eines neuen Schreibens auch automatisch die Vertragsdaten eingesetzt. Wenn Sie die Korrespondenzverwaltung dagegen aus der Hauptverwaltung heraus öffnen, so erscheinen in der Liste alle Schreiben, auch solche, die einem Vertrag oder Vorgang zugeordnet sind.
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5. Maklervertrag drucken
Nur indirekt mit der Korrespondenzverwaltung hängt die Funktion 'Maklervertrag drucken' zusammen. Diese Funktion macht nichts anderes, als Namen und Anschrift des Kunden in die Vorlage MV.DOC (im Unterordner KORRVORLAGEN) einzusetzen und dieses Dokument dann zu drucken. Natürlich müssen Sie das Dokument MV.DOC vorher mit den Text Ihrer Maklerverträge und evtl. Ihrem Firmenlogo versehen.

Standardmäßig wird das Dokument sofort gedruckt (zweimal, ein Exemplar für Sie, das andere für den Kunden), ohne daß Sie es individuell bearbeiten können. Sollte letzteres notwendig sein, können Sie in der Programm-Konfiguration (Kategorie Korrespondenz) die Option 'MV individuell speichern' auf 'Ja' einstellen. Dann wird der Vertrag vor dem Drucken in Word geöffnet, so daß Sie ihn bei Bedarf individuell abändern können. In diesem Fall wird er auch individuell gespeichert, d.h. das (evtl. abgeänderte) Dokument wird dem Kunden zugeordnet und ist dort unter 'Dokumente' jederzeit wieder abrufbar. Wie oft der Maklervertrag gedruckt wird, bleibt in diesem Fall Ihnen überlassen, da der Druck jetzt ja aus Word heraus erfolgt.

Die Datei MV.DOC kann in der aktuellen Version von POLARIS noch nicht über die Vorlagenverwaltung der Korrespondenzverwaltung bearbeitet werden; Sie müssen sie deshalb normal über Word öffnen. Als Platzhalter stehen [Adr1] bis [Adr6] sowie [KdNr] für die Kundennummer zur Verfügung. .
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6. Probleme
Die Korrespondenzverwaltung arbeitet extrem langsam

Wenn es auffällig lange dauert, bis sich Word bzw. eine Vorlage öffnet, so liegt das nicht an POLARIS, sondern daran, dass Word (uns ist es insbesondere bei Word 2003 aufgefallen) versucht, die mit POLARIS mitgelieferten Standardvorlagen in das Format Word 2003 zu konvertieren.

Dieses Problem tritt auch Word 2003 nicht immer auf, aber wenn es auftritt, kann man es beheben, indem man die Vorlage(n) über 'Speichern unter' im Format RTF speichert, schließt, wieder öffnet und dann wieder im aktuellen Word-Format speichert. Im Zweifelsfalle sollten Sie Kontakt mit unserem Support aufnehmen!

Fehler 'FindExecutable() fehlgeschlagen'

Diese Fehlermeldung bedeutet im Normalfall, dass Word gar nicht installiert ist. In seltenen Fellen kann es Probleme mit der Registrierung der Dateiendung DOC geben, obwohl Word installiert ist und obwohl das Öffnen von Word über durch Doppelklicken auf eine DOC-Datei funktioniert. In der Regel hilft es in diesem Fall, wenn man Word neu installiert. Ein Hinweis auf diese Situation ist es, wenn Word bei jedem Start kurz ein kleines Installer-Fenster bringt.




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