Provisionsverwaltung
1. Einleitung/Überblick
2. Die Erfassung der Provisionsformeln bei den Versicherern
3. Die Erfassung der Provisionsformeln bei den Vermittlern
4. Die Eingabe von Verträgen
5. Der Versorgungslauf
6. Der Forderungslauf
7. Das Buchen der Provisionseingänge
8. Die Auswertung
1. Einleitung/Überblick
Die Provisionsverwaltung von POLARIS hat zwei Aufgaben:

1. Die Kontrolle darüber, ob die Ihnen zustehenden Provisonen von Seiten der Versicherer auch bezahlt werden.
2. Die Weitergabe der eingegangenen Provisionen (oder eines Teils davon) an Ihre Untervermittler.

Damit die Software die Provisionsbeträge auch berechnen kann, müssen zunächst einmal sowohl für die Ihrer Firma zustehenden als auch für die den Untervermittlern zustehenden Provisionen Berechnungsformeln erfaßt werden.

Sind die Formeln eingegeben, so können Sie mit dem sog. Versorgungslauf in die bereits erfaßten Verträge nachgetragen werden. Diese Funktion ist besonders dann wichtig, wenn Sie bereits länger mit POLARIS arbeiten. In zukünftig angelegte Verträge werden die Formeln selbstverständlich automatisch eingetragen.

Kernstück der Provisionsabrechnung ist der sog. Forderungslauf. Dieser muß von Ihnen angestoßen werden (z.B. einmal monatlich oder jeweils vor dem Abarbeiten von Abrechnungslisten) und berechnet anhand der Hauptfälligkeit, der Zahlungsweise und der Provisionsformeln die Provisionsfälligkeiten für jeden einzelnen Vertrag.

Anhand der beim Forderungslauf errechneten Daten kann für jeden Versicherer eine Liste mit offenen Forderungen generiert werden. Gehen die Provisionen bei Ihnen ein, so können Sie anhand der Abrechnungsliste die offenen Forderungen am Bildschirm 'abhaken'. Erst bei dieser 'Buchung' der Provisionen werden auch die Anteile für die Untervermittler errechnet und zugeordnet.

Im Abrechnungsteil des Provisionsmoduls können Sie einige Listen ausdrucken, z.B. die Provisionsabrechnung für Ihre Untervermittler oder eine Lister offener Forderungen an einen Versicherer.
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2. Die Erfassung der Provisionsformeln bei den Versicherern
Ihr erster Schritt beim Einsatz der Provisionsverwaltung sollte die Erfassung der Provisionsformeln bei den Versicherern sein. Im Prinzip muß zu jedem Versicherer und jeweils zu jeder Sparte eine Formel angegeben werden. Das klingt nach viel Arbeit, aber in der Praxis werden Sie eine bestimmte Sparte nur über einen oder zwei Versicherer eindecken. Für alle von Ihnen nicht benötigten Kombinationen aus Versicherer und Sparte brauchen Sie natürlich auch keine Formeln anzugeben.

Suchen Sie also nach dem gewünschetn Versicherer und klicken Sie dann auf [Provisionsdaten]. Sie sehen zunächst ein leeres (graues) Formular. Jetzt können Sie mit [Neu] eine neue Zeile anlegen, in der Sie eine Sparte, wahlweise eine Tarifbezeichnung und schließlich die Formeln für laufende und einmalige (Abschluß-) Provision eingeben können.

Folgende Arten von Formeln können eingegeben werden:

NB*0.1
10% des Nettobeitrags

MB*5+PFL*3
5 Monatsbeiträge + 3 MB Pflege (KV)

BWS*0.05
5% der Bewertungssumme (LV)

BB*0.02
2% des Bruttobeitrags (LV)

HB*0.01
1% des Hauptbeitrags (LV)

DS*0.015
1,5% der Darlehenssumme

BS*0.02
2% der Bausparsumme

VS*0.045
4,5% der Versicherungssumme (LV)

BH*0.1+BK*0.11
Summe der Provision auf KFZ-Einzelbeiträge (falls unterschiedlich)

Die Summierung mit dem Pluszeichen ist nur bei KV und den KFZ-Einzelbeiträgen (außer BH und KB auch BIU und BSBR) erlaubt. Für diejenigen, die sich diese Formeln nicht merken können, gibt es im Programm eine kleine Hilfefunktion.

Da sich die Provision in den Sachsparten praktisch immer auf den Nettobeitrag bezieht, ist es hier eine Kurzeingabe möglich. Geben sie z.B. 0.1, 10% oder 10 ein, so wird daraus jeweils die richtige Formel NB*0.1 generiert. Ob Sie Punkte oder Kommas eingeben, ist egal, das Programm wandelt alles in Punkte um. Leerzeichen sind überflüssig und werden automatisch aus den Formeln entfernt. Ungültige Formeln werden vom Programm angemahnt.

Wird in einem Fall keine laufende oder (häufiger) keine Abschlußprovision gezahlt, so müssen Sie statt einer Formel einfach die Zahl 0 eingeben. Das System besteht hier auf einer Eingabe, damit es diesen Fall von einer "vergessenen" Formel unterscheiden kann.

Hier muß kurz auf den Unterschied zwischen Haupt- und Untersparten in POLARIS eingegangen werden. Jede Hauptsparte entspricht einer eigenen Maske in POLARIS (z.B. Kfz- oder Transportversicherung); die Untersparten ergeben sich aus der genauen Vertragsart (z.B. Kfz-Pkw oder Reisegepäck). Ist für eine Untersparte keine eigene Provisionsformel angegeben, so wird die Formel der Hauptsparte herangezogen. Sie brauchen also nicht für sämtliche Kfz-Untersparten eine Formel einzugeben, wenn für jede Fahrzeugart der gleiche Provisionssatz gilt.

Das gleiche gilt sinngemäß auch für die Tarife: Alle Tarife, für die keine eigene Formel angegeben ist, verwenden die ohne Tarif angegebene Formel. Den Tarif müssen Sie also nur dann angeben, wenn es für eine (Unter)Sparte je nach Tarif unterschiedliche Provisionssätze gibt (am häufigsten im LV-Bereich).
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3. Die Erfassung der Provisionsformeln bei den Vermittlern
Zunächst einmal müssen Sie Ihre Vermittler anlegen. Dies geschieht wie bei den Kunden; im Feld 'Art' muß allerdings 'Vermittler' oder 'Vermittler & Mitarbeiter' ausgewählt werden. Dann erscheint eine Schaltfläche [Vermittlerdaten] über die Sie zur Eingabe der Provisionsformeln gelangen.

Sofern Sie lizenzierter Anwender sind, können Sie bis zu fünf Vermittlerebenen verwalten. Sie können dazu bei jedem Vermittler einen übergeordneten Vermittler auswählen. Außerdem können Sie Vermittlergruppen definieren (z.B. 'freie Mitarbeiter' und 'Angestellte'), so daß Sie die Provisionsformeln nicht bei jedem Ihrer Vermittler einzeln eingeben müssen, sondern nur einmal bei der Gruppe.

Die Formelerfassung bei den Vermittlern (oder auch bei den Gruppen) entspricht der bei den Versicherern mit dem Unterschied, daß Sie zusätzlich auch einen Versicherer angeben können. Dies ist dann notwendig, wenn der Vermittler für Verträge einer Sparte unterschiedliche Provisionen bekommen soll, je nachdem welchen Versicherer er vermittelt. Hier gilt eine ähnliche Regel wie bei den Tarifen oder Untersparten: Ist zu einem Versicherer keine Formel eingegeben, so wird die Formel herangezogen, die keinem bestimmten Versicherer zugeordnet ist.

Eine Art von Formel, die es bei den Versicherern nicht gibt, ist MC*x. Diese Formel bezieht sich auf die Maklercourtage des Vertrags, d.h. Sie können z.B. mit der Formel MC*0.5 festlegen, daß der Vermittler genau die Hälfte der Courtage erhält - egal wie diese berechnet wurde. Achtung: MC bezieht sich auch bei mehreren Vermittlerebenen immer auf die Gesamtcourtage und NICHT auf die Provision, die der übergeordnete Vermittler erhält. Bei der Berechnung mit MC wird eine vom Versicherer abgezogene Stornoreserve NICHT berücksichtigt, der Vermittler bekommt seinen Anteil also aus der gesamten Courtage. Ist dies nicht erwünscht, so kann die Formel MCS*x verwendet werden, bei der der Vermittler seinen Anteil aus dem tatsächlichen Eingangsbetrag erhält.

Beispiel: Die Bewertungssumme ist 100.000 Euro; der Makler erhält davon 40%o, also 4.000 Euro. Davon zieht der Versicherer 10% Stornoreserve ab; die Forderung und damit der Zahlungseingang belaufen sich also auf 3.600 Euro. Ist beim Vermittler die Formel MC*0.5 angegeben, so erhält er 50% aus der Gesamtcourtage, also 2.000 Euro, ist dagegen die Formel MCS*0.5 angegeben, so erhält er nur 1.800 Euro. Eine evtl. für den Vermittler vorgesehene intere Stornoreserve spielt hier zunächst keine Rolle.

Welcher Vermittler einem Vertrag zugeordnet ist, geht in der Vertragsverwaltung aus dem entsprechenden Feld im Register 'Provisionsdaten' hervor. Dort wird beim Neuanlegen eines Vertrags der beim Kunden eingetragene Vermittler eingesetzt. Sollte es ausnahmsweise erforderlich sein, kann dieser Vermittler manuell geändert werden.
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4. Die Eingabe von Verträgen
Um die Provisionsverwaltung zu verstehen, müssen Sie auch wissen, was bei der Eingabe eines (neuen) Vertrags passiert, nachdem beim Versicherer die Provisionsformeln erfaßt sind.

Vor dem Speichern eines (eigenvermittelten) Vertrags bzw. beim Klicken auf das Register 'Provisionsdaten' wird zunächst geprüft, ob zu der Kombination Versicherer/Sparte/Tarif überhaupt eine Formel vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, so erhalten Sie eine Warnmeldung. Ist eine passende Formel vorhanden, so wird diese in das entsprechende Feld (im Register 'Provisionsdaten') eingetragen.

Anders verhält es sich mit einmaligen Abschlußprovisionen. Für diese wird keine Formel im Vertrag gespeichert (weil diese später nicht mehr benötigt wird), sondern direkt ein entsprechender Forderungsdatensatz berechnet und angelegt. Auch hier erfolgt eine Warnung, wenn keine passende Formel gefunden werden kann. Es gibt auch eine Warnung, wenn mangels Angabe des Vertragsbeginns keine Abschlußprovision berechnet werden kann.

Die Ermittlung der Provisionsformel sowie die Berechnung der Abschlußprovision erfolgt, wie bereits angedeutet, beim Speichern des Vertrags (also beim Verlassen der Vertragsmaske) und seit der Version 1.20 auch beim Klicken auf das Register 'Provisionsdaten'. Dabei ist folgendes zu beachten: ändern Sie nachträglich provisionsrelevante Vertragsdaten (insbesondere den Versicherer oder den Tarif), so erfolgt keine automatische Neuberechnung der Formel bzw. der Abschlußprovision. Wollen Sie eine Neuberechnung erzwingen, so müssen Sie eingetragene Formel und/oder die Abschlußprovisionsforderung löschen.

[COLOR=red]Achtung:[/COLOR] Fremdvermittelte Verträge, Verträge ohne Angabe der Zahlungsart bzw. mit Zahlungsart 'Inkasso' sowie Verträge mit Status 'Angebot' oder 'Gelöscht' werden von der Provisionsberechnung ausgeschlossen!

Hinweis: Die Warnmeldungen über fehlende Formeln können, falls die Provisionsverwaltung nicht benötigt wird, über die Programm-Konfiguration abgeschaltet werden.
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5. Der Versorgungslauf
Wenn Sie die Provisionsverwaltung erst einsetzen, nachdem bereits zahlreiche Verträge erfaßt worden sind, müssen Sie die Formeln, nachdem sie erfaßt worden sind, nachträglich den Verträgen zuordnen. Ãœber den Versorgungslauf (im Register 'Aktionen und Auswertung' der Provisionsverwaltung) ist dies einfach möglich.

Technisch gesehen passiert dabei folgendes: Jeder Vertrag enthält wie im letzten Abschnitt bereits erwähnt ein Feld für die Provisionsformel. Der Versorgungslauf geht nun alle aktiven und nicht fremdvermittelten Verträge durch und liest dabei anhand Sparte und Tarif die passende Provisionsformel, die beim jeweiligen Versicherer angegeben ist. Diese Formel wird dann in das entsprechende Feld eingetragen, falls dort noch nichts steht.

Es ist auch möglich, vorhandene Formeln zu überschreiben - z.B. wenn sich die laufende Provision für bestehende Verträge ändert oder, was häufiger ist, wenn sich eine fehlerhafte Formel eingeschlichen hat. Eine solche Korrektur ist aus Sicherheitsgründen nur für einen bestimmten Versicherer und eine bestimmte Sparte möglich.

[COLOR=red]Achtung:[/COLOR] Der Versorgungslauf berechnet bzw. ändert keine Forderungsdatensätze für die Abschlußprovision. Er betrifft nur die Formeln für die laufende Provision.
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6. Der Forderungslauf
Wenn jedem Vertrag seine Provisionsformel zugeordnet ist, können die einzelnen Provisionsfälligkeiten berechnet werden. Dies dauert je nach Datenumfang relativ lange und wird deshalb nicht automatisch im Hintergrund durchgeführt. In der Praxis genügt es, wenn der sog. Forderungslauf (im Register 'Aktionen und Auswertung' der Provisionsverwaltung) regelmäßig, z.B. monatlich oder vierteljährlich durchgeführt wird. Da das System sich merkt, wann der letzte Lauf gemacht wurde, passiert auch nichts, wenn Sie den Forderungslauf mal ein dreiviertel Jahr nicht anstoßen.

Was passiert beim Forderungslauf? Wie Sie vielleicht schon gesehen haben, ist zu jedem Vertrag eine Liste mit Provisionsforderungen hinterlegt (im Register 'Provisionsdaten' einsehbar). Diese Forderunsgliste wird nun vom Forderungslauf anhand der Formel, der Vertragsdaten, der Zahlungsweise und der Hauptfälligkeit generiert.

Nehmen wir eine Beispiel: Ein Vertrag habe den Beginn 15.06.2000, die Hauptfälligkeit jeweils zum 01.08., eine vierteljährliche Zahlungsweise, einen Jahresnettobeitrag von DM 400,- und die Provisionsformel NB*0.2 (=20%). Ein am 05.02.2001 angestoßener Forderungslauf ermittelt vier Fälliglkeiten zum 15.06.2000, 01.08.2000, 01.11.2000 und 01.02.2001. Den letzeren drei wird jeweils DM 20,- zugeordnet, der ersten am 15.06.2000 dagegen nur DM 10,-.

Wie gesagt - das alles erledigt der Forderungslauf. Sie brauchen ihn nur ab und zu zu starten, spätestens dann, wenn Sie eine Provisionsabrechnungsliste von Ihrem Versicherer erhalten. Sofort nach dem Forderungslauf können Sie im Register 'Offene Forderungen' bzw. über die entsprechende Liste im Bereich 'Auswertung' sehen, was Ihnen von welchem Versicherer zusteht.

Taucht ein Vertrag in der Forderungsliste nicht auf, so wurde der Vertrag vermutlich nicht vollständig eingegeben, so daß eine Provisionsberechnung nicht möglich war. Zur Berechnung werden außer der Formel z.B. auch die Felder JNP, Zahlweise, Beginn und Ablauf benötigt; außerdem muß der Vertrag den Status 'Antrag' oder 'Aktiv' haben und er darf nicht fremdvermittelt sein. Einen Hinweis auf solche unvollständig eingegebenen Verträge erhalten Sie nach dem Forderungslauf. Sie können diese Verträge über die Ergebnisausgabe der Selektion ausdrucken.
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7. Das Buchen der Provisionseingänge
Alle vom Forderungslauf generierten Provisionsforderungen gelten als offen, so lange, bis der Eingang der ensprechenden Provision verbucht wird. Diese Arbeit, d.h. den Abgleich zwischen der Provisionsabrechnung und der Forderungsliste, kann Ihnen POLARIS (noch) nicht abnehmen.

Wählen Sie den Register 'Offene Forderungen' und wählen Sie den gewünschten Versicherer aus. Sofort erscheinen alle zugehörigen offenen Forderungen (geordnet nach VS-Nr.). Durch Doppelklicken auf eine dieser Forderungen (oder auch durch einfaches Klicken und anschließendes Klicken auf die Schaltfläche [Buchen]) öffnet sich ein kleines Fenster, in deim Sie bei Bedarf den vom System errechneten Forderungsbetrag mit dem exakten Eingangsbetrag überscheiben können.

Beim Buchen sehen Sie auch, wieviel von der Provision einem oder mehreren Untervermittlern zugeordnet wird. Unterscheidet sich der Eingangsbetrag von der Forderung, so wird die Differenz anteilig auch auf den bzw. die Vermittler umgelegt. Bestätigen Sie das Fenster mit [Ok], so gilt die Forderung als erledigt (was technisch durch das Eintragen des Buchungsdatums erfolgt) und gleichzeitig wird je ein Buchungssatz für jeden betroffenen Vermittler angelegt.

Diese Buchungssätze sind die Grundlage der zu druckenden Provisionsabrechnungslisten und können manuell über das Register 'Gebuchte Provisonen' eingesehen, nachbearbeitet oder auch gelöscht werden, im Normalfall sollte dies aber nicht notwendig sein.
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8. Die Auswertung
Zur Auswertung muß jetzt nicht mehr viel gesagt werden. Es gibt drei Listen (im Register 'Aktionen und Auswertung'):

1. Provisionsabrechnung für einen Untervermittler
2. Provisionseingänge zu einem Versicherer
3. Offene Forderungen zu einem Versicherer

Für jede Liste müssen Sie den gewünschten Zeitraum (Datum von und bis) und entweder einen Versicherer oder einen Vermittler auswählen.
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