Einführung
1. Was ist die Replikation?
2. Lizenzrechtliches
3. Verwendete Begriffe
4. Grundsätzlicher Hinweis
5. Einschränkungen
1. Was ist die Replikation?
Die sogenannte Datenreplikation ermöglicht es Ihnen – ganz allgemein ausgedrückt – an verschiedenen, nicht über ein lokales Netzwerk verbundenen Rechnern Daten in einer gemeinsamen Datenbank zu verwalten. Typische Anwendungsfälle in der Praxis sind Laptops, die im Außendienst verwendet werden, oder Heim-PCs bzw. externe Arbeitsplätze.

Das Grundprinzip der Replikation von POLARIS besteht darin, dass alle Änderungen auf den externen Rechnern protokolliert werden und dieses Änderungsprotokoll später in die Datenbank der zentralen POLARIS-Installation eingespielt wird.

Dabei kann es (im Prinzip) beliebig viele externe POLARIS-Installationen geben, aber nur genau eine zentrale Datenbank. Der Datenaustausch zwischen zwei gleichberechtigten Filialen mit voneinander weitgehend unabhängigen Datenbeständen ist deshalb nicht möglich.
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2. Lizenzrechtliches
Die Replikation ist nur in der Netzwerkversion von POLARIS freigeschaltet und verursacht für Inhaber einer Netzwerklizenz auch keine zusätzlichen Kosten. Auch wenn es in der Betaversion (POLARIS S 2.00.1) noch nicht auf technischem Weg kontrolliert wird, behalten wir uns vor, die Zahl der externen Rechner in Zukunft zu begrenzen bzw. ab einer bestimmten Zahl zusätzliche Gebühren zu verlangen. Diese Grenze werden wir wahrscheinlich bei mehr als etwa drei bis fünf Rechnern setzen.
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3. Verwendete Begriffe
Das Zentralsystem bzw. die Zentraldatenbank oder Master-Datenbank ist die zentrale POLARIS-Installation bzw. die „Haupt“-Datenbank, die sinnvollerweise im Büro eingesetzt wird – bzw. im größten Büro, wenn mehrere Büros vorhanden sind. Die Kopien der Datenbank, die durch den sogenannten Bestandsexport erzeugt werden, werden als Replikate bezeichnet. Ein POLARIS-Replikat kann alle Daten enthalten oder nur die Daten zu einem bestimmten Vermittler (einschließlich dessen Untervermittler).

Als externe Rechner werden die Rechner bezeichnet, die nicht über das Netzwerk auf die Zentraldatenbank zugreifen können, also z.B. ein Laptop, ein Rechner in einem Nebenbüro oder ein privater PC.

Das Änderungsprotokoll entsteht beim Anlegen, Ändern oder Löschen von Datensätzen auf einem externen Rechner. Im Prinzip enthält dieses Protokoll die Informationen, wer wann was an welchem Datensatz geändert hat. Beim Zurückspielen dieses Protokolls ins Zentralsystem werden diese Änderungen in der zentralen Datenbank wiederholt.

Der Begriff Dokumente umfasst die Word-Dateien („Korrespondenz“), die zugehörigen Vorlagen, die eingebundenen und gescannten Dateien sowie die Protokolle und die zugehörigen Vorlagen.
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4. Grundsätzlicher Hinweis
Die Datenreplikation ist ein relativ aufwendiger und kritischer Vorgang. Beim Einspielen der von einem externen Rechner stammenden Daten werden vollautomatisch und ohne weitere Rückfragen Datensätze angelegt, geändert und sogar gelöscht, und wenn dabei etwas schief geht, könnten Änderungen an den falschen Datensätzen erfolgen oder Verträge, Vorgänge etc. den falschen Kunden zugeordnet werden.

Aus diesem Grund sind mehrere Kontrollmechanismen implementiert, die Fehler durch falsche Bedienung verhindern sollen. Daraus folgt, dass vom Anwender eine gewisse Sorgfalt bei der Verwendung der Replikation erwartet wird. Etwas Erfahrung im Umgang mit Netzwerken, USB-Sticks, Verzeichnissen, Laufwerksbezeichnungen, Dateien etc. wird ebenfalls vorausgesetzt.

Das System ist dabei so programmiert, dass Fehlbedienungen zu einem Abbruch führen, um Datenverfälschungen so weit wie möglich auszuschließen. Das Verlorengehen von Änderungen, die auf einem Laptop gemacht wurden, wäre weniger schlimm als das Durchführen von Änderungen an den falschen Kunden oder Verträgen im Zentralsystem, schon weil letzteres zunächst unbemerkt bleiben würde.

Anders als in anderen Bereichen von POLARIS können Sie mit "Herumprobieren" mit der Datenreplikation Schaden anrichten. Sollten Sie sich an einem Punkt unsicher sein, wenden Sie sich deshalb bitte an unseren Support!
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5. Einschränkungen
Bis Version S 2.30 sind einige Programmteile auf den externen Rechnern noch gesperrt, insbesondere das Korrespondenz- und Dokumentensystem. Die Dokumente können erst ab der Version S 2.40 mit abgeglichen werden.

Auf den externen Rechnern ebenfalls noch gesperrt ist das Umordnen von Verträgen und Vorgängen, weil dies u.U. eine größere "Umwälzung" in der Datenbank bedeutet, die im Zentralsystem nachvollzogen werden müßte. Inwieweit Teile der momentan noch komplett gesperrten Provisionsverwaltung in zukünftigen Versionen auch auf externen Rechnern freigegeben werden können, steht noch nicht fest.
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