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Das '''Sperren von Datensätzen''' (neu ab Version 3.90) ermöglicht es Ihnen, alte Daten, die eigentlich gelöscht werden könnten, die sie aber z.B. aus Gründen der Aufbewahrungspflicht nicht löschen wollen, zu verstecken. Damit kann gemäß BDSG sichergestellt werden, dass diese Daten nur noch in begründeten Ausnahmefällen und auch nicht mehr für jeden Ihrer Mitarbeiter zugänglich sind. == Grundsätzliches == Wie sich aus dem Begriff ergibt, ist der Zugriff auf gesperrte Datensätze in der Regel gesperrt, d.h. sie erscheinen weder bei der Suche, noch in Übersichtsformularen (z.B. Vertragsübersicht), noch in der Selektion. Anders als Datensätze, die als gelöscht markiert sind, können gesperrte Datensätze ''nicht'' ohne Weiteres angezeigt und von jedermann wieder entsperrt werden. Wir wollen und können Ihnen keine rechtliche Beratung anbieten, wann Sie Datensätze sperren sollten oder müssen. Das Sperren kann jedoch schon deshalb sein, um das Arbeiten mit POLARIS übersichtlicher zu machen, denn es ist schon hilfreich, wenn Sie bei der Suche nach „Müller“ nur noch die Müllers finden, mit denen Sie tatsächlich noch zu tun haben. Und unabhängig davon, ob Sie verpflichtet sind oder nicht, einen Kunden zu sperren, könnte es etwas seltsam aussehen, wenn dieser 13 Jahre nach der Kündigung seines Maklervertrags noch zum Empfänger eines Serienbriefs wird, in dem Sie geänderte Geschäftszeiten ankündigen. Beachten Sie dazu auch den Abschnitt „Sperren oder löschen?“. === Technisches === Nicht alle Datensätze in POLARIS sind sperrbar (es gibt mehrere 100 Tabellen, von denen aber viele nichts mit Kundendaten zu tun haben). Gesperrt werden können Verträge, Vorgänge, Dokumente und Kunden. Kunden-Unterdatensätze wie Telefonnummern, Bankverbindungen, Personen und Fahrzeuge sind nicht einzeln sperrbar, sondern werden zusammen mit dem Kunden gesperrt. Das gilt entsprechend auch für Vertrags-Unterdatensätze wie z.B. Zusatzrisiken. Wird ein Kunde gesperrt, werden automatisch auch alle zugehörigen Verträge, Vorgänge, Dokumente und Unterdatensätze gesperrt; ein gesperrter Kunde kann also keine nicht gesperrten Verträge haben. Umgekehrt können zu einem nicht gesperrten Kunden aber durchaus gesperrte Verträge, Vorgänge und Dokumente existieren. Gesperrte Dokumente (also z.B. Word- oder PDF-Dateien) werden aus dem Kundenordner in einen speziellen Archivordner verschoben und durch Umbenennung unkenntlich gemacht, so dass keine Kundenzuordnung mehr möglich ist und dass aus Name und Dateiendung nicht mehr hervorgeht, um was für ein Dokument es sich handelt. == Sperren == Um Datensätze sperren zu können, muss ein Mitarbeiter das Recht „Supervisor/Administrator“ haben. Nach dem Aufrufen eines Kunden, Vertrags oder Vorgangs kann der betreffende Datensatz über das Menü Extras-Datenschutz gesperrt werden. POLARIS teilt Ihnen gegebenenfalls mit, wie viele mitzusperrende Datensätze es gibt, bevor der eigentliche Sperrvorgang ausgelöst wird. Wie bereits erwähnt, werden beim Sperren eines Kunden alle Verträge, Vorgänge und Dokumente mitgesperrt, beim Sperren eines Vertrags alle zugehörigen Vorgänge und Dokumente und beim Sperren eines Vorgangs alle zugehörigen Dokumente. Dokumente können derzeit noch nicht einzeln gesperrt werden; dies werden wir jedoch nach dem für die Version 4.00 geplanten Umbau der Dokumentenverwaltung einbauen. == Aufrufen gesperrter Datensätze == Gesperrte Kunden können über die Suche erreicht werden, allerdings nur dann, wenn der Anwender das oben erwähnte Datensschutz-Recht hat. Aber auch dann geht es nicht automatisch, sondern die Suche nach gesperrten Datensätzen muss explizit angestoßen werden. Dies geschieht über einen Rechtsklick auf die Suchen-Schaltfläche und die Option „Suchen einschließlich der gesperrten Kunden“. Wird einer der mit dieser erweiterten Suche gefundenen Kunden angewählt, so muss für das Zugriffsprotokoll eine kurze Begründung für den Aufruf eingegeben werden. Wie aussagekräftig diese Begründung ist, wird von POLARIS allerdings nicht überprüft. Nach dem Aufrufen eines gesperrten Kunden erscheint dieser blau durchgesprichen. Jetzt können von dort aus auch Unterdatensätze (z.B. Verträge, Dokumente und Personen) eingesehen werden. Über das Datenschutz-Menü (ein Untermenü des Extras-Menüs) kann ein solcher Kunde auch entsperrt werden, falls die Sperrung versehentlich erfolgt ist. Damit werden auch sämtliche Verträge, Personen etc, entsperrt, sofern sie zum Zeitpunkt der Kundensperrung noch entsperrt waren. Hat der Kunde viele Dokumente, kann dieser Vorgang wie das Sperren einige Zeit dauern, weil dabei Dateien umkopiert werden müssen. == Datensicherung und Replikation == Gesperrte Datensätze und Dokumente werden bei der in POLARIS integrierten Datensicherung mitgesichert. Wenn sie manuell sichern oder über ein Sicherungsprogramm, müssen Sie sehr wahrscheinlich auch nichts ändern, denn der Archivordner für die gesperrten Dokumente ist ein Unterordner des bekannten POLARIS-Dokumentenordners, den Sie hoffentlich schon bisher gesichert haben. In Replikaten sind gesperrte Datensätze aus Sicherheitsgründen ''nicht'' enthalten, unabhängig davon, ob Sie den Bestandsexport alle Vermittler oder nur für einen Vermittler machen. In einem Replikat ist es auch nicht möglich, weitere Datensätze zu sperren. Das übersichtlichere Arbeiten ist im Prinzip auch über den Gelöscht-Status von Kunden oder Verträgen möglich, weil auch diese in der Regel bei der Suche oder Selektionen ausgeschlossen werden. Allerdings kann jeder Mitarbeiter diesen Status wieder zurücksetzen. Beachten Sie auch folgenden Unterschied: Sie könnten einen Kunden auf gelöscht setzen, wenn er seinen Maklervertrag gekündigt hat oder keine über Sie laufenden Verträge mehr hat. Sie können diesen Kunden dann immer noch problemlos aufrufen, Daten ergänzen, Vorgänge bearbeiten oder Dokumente einbinden, ohne dass dafür ein spezielles Recht nötig ist. Gesperrte Kunden können dagegen nicht mehr verändert werden. Wirklich sperren sollten Sie Kunden also erst Jahre später, wenn klar ist, dass wirklich nichts mehr kommt. Das Auffinden dieser seit längerem inaktiven Kunden erleichtert Ihnen die mit der Version 3.90 eingeführte „Karteileichensuche“ (siehe unten). Im Zweifelsfall sollten sie einen Kunden lieber zu früh sperren als zu spät. Während ein Entsperren im Nofall jederzeit möglich ist, wäre es ziemlich peinlich, wenn ein Kunde, der einen Monat zuvor um Löschung seiner Daten gebeten hat, zum Empfänger eines Serienbriefs wird – auch wenn Sie argumentieren können, dass Sie zu einer Löschung nicht verpflichtet waren. Abschließend noch ein Hinweis in eigener Sache: Eine Software nennenswerter Komplexität ist leider nie ganz fehlerfrei, weil es unmöglich ist, alle denkbaren Anwendungssituationen in Verbindung mit allen denkbaren Hardware- und Netzwerkkonfiguratioen zu testen. Wir haben uns alle Mühe gegeben, alle Masken und Schnittstellen von POLARIS so zu gestalten, dass gesperrte Datensätze dabei ignoriert werden, insbesondere auch das Selektionsmodul. Wegen der Komplexität der Datenstrukturen (z.B. Personen, die mit Kunden und/oder Verträgen verknüpft sind) können wir jedoch nicht hundertprozentig ausschließen, dass in Einzelfällen doch noch Lücken bestehen bzw. dass man mit irgendeinem „Selektionstrick“ vielleicht doch an gesperrte Daten herankommt. Denkbar wäre z.B. die Situation, dass durch eine vorangegangene technische Fehlfunktion gesperrte Verträge und/oder Personen zu gesperrten Kunden existieren. In dieser Hinsicht werden wir das Selektionsmodul noch genauer überprüfen, zumal mit der kommenden Version 4 (Stichwort „große Masken“) ohnehin ein größerer Umbau ansteht.
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