Datensätze sperren

Wie sich aus dem Begriff ergibt, ist der Zugriff auf gesperrte Datensätze in der Regel gesperrt, d.h. sie erscheinen weder bei der Suche, noch in Übersichtsformularen (z.B. Vertragsübersicht), noch in der Selektion. Anders als Datensätze, die als gelöscht markiert sind, können gesperrte Datensätze ''nicht'' ohne Weiteres angezeigt und von jedermann wieder entsperrt werden.  

Wir wollen und können Ihnen keine rechtliche Beratung anbieten, wann Sie Datensätze sperren sollten oder müssen. Das Sperren kann jedoch schon deshalb sein, um das Arbeiten mit POLARIS übersichtlicher zu machen, denn es ist schon hilfreich, wenn Sie bei der Suche nach „Müller“ nur noch die Müllers finden, mit denen Sie tatsächlich noch zu tun haben. Und unabhängig davon, ob Sie verpflichtet sind oder nicht, einen Kunden zu sperren, könnte es etwas seltsam aussehen, wenn dieser 13 Jahre nach der Kündigung seines Maklervertrags noch zum Empfänger eines Serienbriefs wird, in dem Sie geänderte Geschäftszeiten ankündigen. Beachten Sie dazu auch den Abschnitt „Sperren oder löschen?“.

Ein übersichtlicheres Arbeiten ist im Prinzip auch über den Gelöscht-Status von Kunden oder Verträgen möglich, weil auch diese in der Regel bei der Suche oder Selektionen ausgeschlossen werden. Allerdings kann jeder Mitarbeiter diesen Status wieder zurücksetzen.

Beachten Sie auch folgenden Unterschied: Sie könnten einen Kunden auf gelöscht setzen, wenn er seinen Maklervertrag gekündigt hat oder keine über Sie laufenden Verträge mehr hat. Sie können diesen Kunden dann immer noch problemlos aufrufen, Daten ergänzen, Vorgänge bearbeiten oder Dokumente einbinden, ohne dass dafür ein spezielles Recht nötig ist.  

Gesperrte Kunden können dagegen nicht mehr verändert werden. Wirklich sperren sollten Sie Kunden also erst, wenn klar ist, dass wirklich nichts mehr kommt. Das Auffinden dieser seit längerem inaktiven Kunden erleichtert Ihnen die mit der Version 3.90 eingeführte [[Karteileichensuche]].

Im Zweifelsfall sollten sie einen Kunden lieber zu früh sperren als zu spät. Während ein Entsperren im Notfall jederzeit möglich ist, wäre es ziemlich peinlich, wenn ein Kunde, der einen Monat zuvor um Löschung seiner Daten gebeten hat, zum Empfänger eines Serienbriefs wird – auch wenn Sie argumentieren können, dass Sie zu einer Löschung wegen Ihrer Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht nicht verpflichtet waren.

Das vollständige Löschen von Kunden, Verträgen etc. ist selten sinnvoll, insbesondere nach der Einführung der Sperrfunktion. Typische Beispiele, in denen wir es machen, sind Datensätze, die aus Versehen (und gerade eben) neu angelegt wurden, oder Jahre alte, zum Zwecke einer Mailingaktion importierte Adressdaten, zu denen aber nie ein Kontakt entstanden ist.