Datensätze sperren
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| − | Das '''Sperren von Datensätzen''' (neu ab Version 3.90) ermöglicht es Ihnen, alte Daten, die eigentlich gelöscht werden könnten, die sie aber z.B. aus Gründen der | + | Das '''Sperren von Datensätzen''' (neu ab Version 3.90) ermöglicht es Ihnen, alte Daten zu verstecken, die eigentlich gelöscht werden könnten, die sie aber z.B. aus Gründen der Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht nicht vollständig löschen wollen oder dürfen. Damit kann die Forderung des BDSG erfüllt werden, dass diese Daten nur noch in begründeten Ausnahmefällen und auch nicht mehr für jeden Ihrer Mitarbeiter zugänglich sind. |
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Wir wollen und können Ihnen keine rechtliche Beratung anbieten, wann Sie Datensätze sperren sollten oder müssen. Das Sperren kann jedoch schon deshalb sein, um das Arbeiten mit POLARIS übersichtlicher zu machen, denn es ist schon hilfreich, wenn Sie bei der Suche nach „Müller“ nur noch die Müllers finden, mit denen Sie tatsächlich noch zu tun haben. Und unabhängig davon, ob Sie verpflichtet sind oder nicht, einen Kunden zu sperren, könnte es etwas seltsam aussehen, wenn dieser 13 Jahre nach der Kündigung seines Maklervertrags noch zum Empfänger eines Serienbriefs wird, in dem Sie geänderte Geschäftszeiten ankündigen. Beachten Sie dazu auch den Abschnitt „Sperren oder löschen?“. | Wir wollen und können Ihnen keine rechtliche Beratung anbieten, wann Sie Datensätze sperren sollten oder müssen. Das Sperren kann jedoch schon deshalb sein, um das Arbeiten mit POLARIS übersichtlicher zu machen, denn es ist schon hilfreich, wenn Sie bei der Suche nach „Müller“ nur noch die Müllers finden, mit denen Sie tatsächlich noch zu tun haben. Und unabhängig davon, ob Sie verpflichtet sind oder nicht, einen Kunden zu sperren, könnte es etwas seltsam aussehen, wenn dieser 13 Jahre nach der Kündigung seines Maklervertrags noch zum Empfänger eines Serienbriefs wird, in dem Sie geänderte Geschäftszeiten ankündigen. Beachten Sie dazu auch den Abschnitt „Sperren oder löschen?“. | ||
| − | + | == Technisches == | |
Nicht alle Datensätze in POLARIS sind sperrbar (es gibt mehrere 100 Tabellen, von denen aber viele nichts mit Kundendaten zu tun haben). Gesperrt werden können Verträge, Vorgänge, Dokumente und Kunden. Kunden-Unterdatensätze wie Telefonnummern, Bankverbindungen, Personen und Fahrzeuge sind nicht einzeln sperrbar, sondern werden zusammen mit dem Kunden gesperrt. Das gilt entsprechend auch für Vertrags-Unterdatensätze wie z.B. Zusatzrisiken. | Nicht alle Datensätze in POLARIS sind sperrbar (es gibt mehrere 100 Tabellen, von denen aber viele nichts mit Kundendaten zu tun haben). Gesperrt werden können Verträge, Vorgänge, Dokumente und Kunden. Kunden-Unterdatensätze wie Telefonnummern, Bankverbindungen, Personen und Fahrzeuge sind nicht einzeln sperrbar, sondern werden zusammen mit dem Kunden gesperrt. Das gilt entsprechend auch für Vertrags-Unterdatensätze wie z.B. Zusatzrisiken. | ||
| − | Wird ein Kunde gesperrt, werden automatisch auch alle zugehörigen Verträge, Vorgänge, Dokumente und Unterdatensätze gesperrt; ein gesperrter Kunde kann also keine nicht gesperrten Verträge haben. Umgekehrt können zu einem nicht gesperrten Kunden aber durchaus gesperrte Verträge | + | Wird ein Kunde gesperrt, werden automatisch auch alle zugehörigen Verträge, Vorgänge, Dokumente und Unterdatensätze gesperrt; ein gesperrter Kunde kann also keine nicht gesperrten Verträge haben. Umgekehrt können zu einem nicht gesperrten Kunden aber durchaus gesperrte Verträge und Vorgänge existieren. |
Gesperrte Dokumente (also z.B. Word- oder PDF-Dateien) werden aus dem Kundenordner in einen speziellen Archivordner verschoben und durch Umbenennung unkenntlich gemacht, so dass keine Kundenzuordnung mehr möglich ist und dass aus Name und Dateiendung nicht mehr hervorgeht, um was für ein Dokument es sich handelt. | Gesperrte Dokumente (also z.B. Word- oder PDF-Dateien) werden aus dem Kundenordner in einen speziellen Archivordner verschoben und durch Umbenennung unkenntlich gemacht, so dass keine Kundenzuordnung mehr möglich ist und dass aus Name und Dateiendung nicht mehr hervorgeht, um was für ein Dokument es sich handelt. | ||
| − | == Sperren == | + | == Bedienung == |
| + | === Sperren === | ||
Um Datensätze sperren zu können, muss ein Mitarbeiter das Recht „Supervisor/Administrator“ haben. Nach dem Aufrufen eines Kunden, Vertrags oder Vorgangs kann der betreffende Datensatz über das Menü Extras-Datenschutz gesperrt werden. POLARIS teilt Ihnen gegebenenfalls mit, wie viele mitzusperrende Datensätze es gibt, bevor der eigentliche Sperrvorgang ausgelöst wird. | Um Datensätze sperren zu können, muss ein Mitarbeiter das Recht „Supervisor/Administrator“ haben. Nach dem Aufrufen eines Kunden, Vertrags oder Vorgangs kann der betreffende Datensatz über das Menü Extras-Datenschutz gesperrt werden. POLARIS teilt Ihnen gegebenenfalls mit, wie viele mitzusperrende Datensätze es gibt, bevor der eigentliche Sperrvorgang ausgelöst wird. | ||
Wie bereits erwähnt, werden beim Sperren eines Kunden alle Verträge, Vorgänge und Dokumente mitgesperrt, beim Sperren eines Vertrags alle zugehörigen Vorgänge und Dokumente und beim Sperren eines Vorgangs alle zugehörigen Dokumente. Dokumente können derzeit noch nicht einzeln gesperrt werden; dies werden wir jedoch nach dem für die Version 4.00 geplanten Umbau der Dokumentenverwaltung einbauen. | Wie bereits erwähnt, werden beim Sperren eines Kunden alle Verträge, Vorgänge und Dokumente mitgesperrt, beim Sperren eines Vertrags alle zugehörigen Vorgänge und Dokumente und beim Sperren eines Vorgangs alle zugehörigen Dokumente. Dokumente können derzeit noch nicht einzeln gesperrt werden; dies werden wir jedoch nach dem für die Version 4.00 geplanten Umbau der Dokumentenverwaltung einbauen. | ||
| − | + | Hat der Kunde viele Dokumente, kann der Sperrvorgang einige Zeit dauern, weil dabei Dateien verschoben werden müssen. Beachten Sie deshalb auch, dass keine der zu sperrenden Dateien geöffnet ist! | |
| − | Gesperrte Kunden können über die Suche erreicht werden, allerdings nur dann, wenn der Anwender das | + | === Aufrufen gesperrter Datensätze === |
| + | Gesperrte Kunden können über die Suche erreicht werden, allerdings nur dann, wenn der Anwender das [[Datenschutzrecht]] hat. Aber auch dann geht es nicht automatisch, sondern die Suche nach gesperrten Datensätzen muss explizit angestoßen werden. <u>Dies geschieht über einen Rechtsklick auf die Suchen-Schaltfläche und die Option „Suchen einschließlich der gesperrten Kunden“.</u> Im Suchergebnis werden gesperrte Kunden mit ######### markiert, so dass sie gleich ins Auge springen. | ||
| − | Wird | + | Wird ein gesperrter Kunde ausgewählt, so muss für das [[Datenzugriffsprotokoll]] eine kurze Begründung für den Aufruf eingegeben werden. Wie aussagekräftig diese Begründung ist, wird von POLARIS allerdings nicht überprüft. |
| − | Nach dem Aufrufen eines gesperrten Kunden erscheint dieser blau | + | Nach dem Aufrufen eines gesperrten Kunden erscheint dieser blau durchgestrichen. Jetzt können von dort aus auch Unterdatensätze (z.B. Verträge, Dokumente und Personen) eingesehen werden. Verträge und Vorgänge sind dabei wie der Kunde blau durchgestrichen. |
| + | Eine Änderung gesperrter Datensätze ist ''nicht'' möglich. | ||
| + | === Entsperren === | ||
| + | Befinden Sie sich in einem gesperrten Kunden, Vertrag oder Vorgang, kann dieser über das Extras-Datenschutz-Menü wieder entsperrt werden. Analog zum Sperrvorgang werden dabei alle Verträge, Personen etc. mit entsperrt, allerdings nur, wenn sie zum Zeitpunkt der Kundensperrung noch nicht gesperrt waren. | ||
| − | + | Beispiel: Ein Kunde hat zehn Verträge, und Sie sperren einen davon am 01.09.2019. Am 01.07.2020 sperren Sie den Kunden, wobei die übrigen neun Verträge mitgesperrt werden. Ein Jahr später entsperren Sie den Kunden wieder. Dabei werden nur die neun am 01.07.2020 gesperrten Verträge entsperrt; der am 01.09.2019 gesperrte Vertrag ''bleibt gesperrt'' und muss ggf. einzeln entsperrt werden. | |
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== Datensicherung und Replikation == | == Datensicherung und Replikation == | ||
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In Replikaten sind gesperrte Datensätze aus Sicherheitsgründen ''nicht'' enthalten, unabhängig davon, ob Sie den Bestandsexport alle Vermittler oder nur für einen Vermittler machen. In einem Replikat ist es auch nicht möglich, weitere Datensätze zu sperren. | In Replikaten sind gesperrte Datensätze aus Sicherheitsgründen ''nicht'' enthalten, unabhängig davon, ob Sie den Bestandsexport alle Vermittler oder nur für einen Vermittler machen. In einem Replikat ist es auch nicht möglich, weitere Datensätze zu sperren. | ||
| − | + | == Sperren oder löschen? == | |
| − | + | Ein übersichtlicheres Arbeiten ist im Prinzip auch über den Gelöscht-Status von Kunden oder Verträgen möglich, weil auch diese in der Regel bei der Suche oder Selektionen ausgeschlossen werden. Allerdings kann jeder Mitarbeiter diesen Status wieder zurücksetzen. | |
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Beachten Sie auch folgenden Unterschied: Sie könnten einen Kunden auf gelöscht setzen, wenn er seinen Maklervertrag gekündigt hat oder keine über Sie laufenden Verträge mehr hat. Sie können diesen Kunden dann immer noch problemlos aufrufen, Daten ergänzen, Vorgänge bearbeiten oder Dokumente einbinden, ohne dass dafür ein spezielles Recht nötig ist. | Beachten Sie auch folgenden Unterschied: Sie könnten einen Kunden auf gelöscht setzen, wenn er seinen Maklervertrag gekündigt hat oder keine über Sie laufenden Verträge mehr hat. Sie können diesen Kunden dann immer noch problemlos aufrufen, Daten ergänzen, Vorgänge bearbeiten oder Dokumente einbinden, ohne dass dafür ein spezielles Recht nötig ist. | ||
| − | Gesperrte Kunden können dagegen nicht mehr verändert werden. Wirklich sperren sollten Sie Kunden also erst | + | Gesperrte Kunden können dagegen nicht mehr verändert werden. Wirklich sperren sollten Sie Kunden also erst, wenn klar ist, dass wirklich nichts mehr kommt. Das Auffinden dieser seit längerem inaktiven Kunden erleichtert Ihnen die mit der Version 3.90 eingeführte [[Karteileichensuche]]. |
| − | Im Zweifelsfall sollten sie einen Kunden lieber zu früh sperren als zu spät. Während ein Entsperren im | + | Im Zweifelsfall sollten sie einen Kunden lieber zu früh sperren als zu spät. Während ein Entsperren im Notfall jederzeit möglich ist, wäre es ziemlich peinlich, wenn ein Kunde, der einen Monat zuvor um Löschung seiner Daten gebeten hat, zum Empfänger eines Serienbriefs wird – auch wenn Sie argumentieren können, dass Sie zu einer Löschung wegen Ihrer Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht nicht verpflichtet waren. |
| − | + | Das vollständige Löschen von Kunden, Verträgen etc. ist selten sinnvoll, insbesondere nach der Einführung der Sperrfunktion. Typische Beispiele, in denen wir es machen, sind Datensätze, die aus Versehen (und gerade eben) neu angelegt wurden, oder Jahre alte, zum Zwecke einer Mailingaktion importierte Adressdaten, zu denen aber nie ein Kontakt entstanden ist. | |
