Datensätze sperren
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== Sperren oder löschen? == | == Sperren oder löschen? == | ||
| − | + | Das eingangs angesprochene übersichtlichere Arbeiten ist im Prinzip auch über den Gelöscht-Status von Kunden oder Verträgen möglich, weil auch diese in der Regel bei der Suche oder Selektionen ausgeschlossen werden. Allerdings kann jeder Mitarbeiter diesen Status wieder zurücksetzen. | |
| − | Beachten Sie auch folgenden Unterschied: Sie könnten einen Kunden auf gelöscht setzen, wenn er seinen Maklervertrag gekündigt hat oder keine über Sie laufenden Verträge mehr hat. Sie können diesen Kunden dann immer noch problemlos aufrufen, Daten ergänzen, Vorgänge bearbeiten oder Dokumente einbinden, ohne dass dafür ein spezielles Recht nötig ist. | + | Beachten Sie auch folgenden Unterschied: Sie könnten einen Kunden auf gelöscht setzen, wenn er seinen Maklervertrag gekündigt hat oder keine über Sie laufenden Verträge mehr hat. Sie können diesen Kunden dann immer noch problemlos aufrufen, Daten ergänzen, Provisionen erfassen (Stornobuchungen!), Vorgänge bearbeiten oder Dokumente einbinden, ohne dass dafür ein spezielles Recht nötig ist. |
| − | Gesperrte Kunden können dagegen nicht mehr verändert werden. Wirklich sperren sollten Sie Kunden also erst, wenn | + | Gesperrte Kunden können dagegen nicht mehr verändert werden. Wirklich sperren sollten Sie Kunden also erst, wenn der mit der Kündigung abgeschlossene Schriftverkehr (wahrscheinlich) erledigt ist und alle noch offenen Vorgänge abgeschlossen bzw. archiviert sind. |
| − | + | In Grenzfällen sollten sie einen Kunden lieber zu früh sperren als zu spät. Während ein Entsperren im Notfall jederzeit möglich ist, wäre es ziemlich peinlich, wenn ein Kunde, der einen Monat zuvor um Löschung seiner Daten gebeten hat, zum Empfänger eines Serienbriefs wird – auch wenn Sie argumentieren können, dass Sie zu einer Löschung wegen Ihrer Aufbewahrungs- und Dokumentationspflicht nicht verpflichtet waren. | |
Das vollständige Löschen von Kunden, Verträgen etc. ist selten sinnvoll, insbesondere nach der Einführung der Sperrfunktion. Typische Beispiele, in denen wir es machen, sind Datensätze, die aus Versehen (und gerade eben) neu angelegt wurden, „Mülldatensätze“ ohne Name oder andere wesentliche Informationen, oder oder mehrere Jahre alte, zum Zwecke einer Mailingaktion importierte Adressdaten, zu denen aber nie ein Kontakt entstanden ist. | Das vollständige Löschen von Kunden, Verträgen etc. ist selten sinnvoll, insbesondere nach der Einführung der Sperrfunktion. Typische Beispiele, in denen wir es machen, sind Datensätze, die aus Versehen (und gerade eben) neu angelegt wurden, „Mülldatensätze“ ohne Name oder andere wesentliche Informationen, oder oder mehrere Jahre alte, zum Zwecke einer Mailingaktion importierte Adressdaten, zu denen aber nie ein Kontakt entstanden ist. | ||
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| + | Das Auffinden von seit längerem inaktiven Kunden erleichtert Ihnen die mit der Version 3.90 eingeführte [[Karteileichensuche]]. Hiermit können Sie alle Kunden finden, bei denen z.B. seit fünf Jahren keine Datensatzänderungen mehr erfolgt sind, die also jahrelang nicht mehr „angefasst“ wurden. | ||
