E-Mail-Eingang
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Öffnen Sie in POLARIS nun den Mail-Eingang über die entsprechende Schaltfläche in der Haupt- Vertrags- oder Vorgangsmaske, so liest POLARIS zunächst einmal die E-Mails ein. Wie oft es das macht – bei jedem Öffnen des Maileingangs oder z.B. einmal pro Stunde – können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. Der Grund dafür ist, dass das Einlesen und automatische Zuordnen eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, die je nach Anzahl der Mails und persönlichem Empfinden als zu lang empfunden werden kann. | Öffnen Sie in POLARIS nun den Mail-Eingang über die entsprechende Schaltfläche in der Haupt- Vertrags- oder Vorgangsmaske, so liest POLARIS zunächst einmal die E-Mails ein. Wie oft es das macht – bei jedem Öffnen des Maileingangs oder z.B. einmal pro Stunde – können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. Der Grund dafür ist, dass das Einlesen und automatische Zuordnen eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, die je nach Anzahl der Mails und persönlichem Empfinden als zu lang empfunden werden kann. | ||
| − | Nachdem die E-Mails eingelesen und so weit wie möglich automatisch zugeordnet wurden, sehen Sie eine Übersicht, in der alle noch nicht zugeordneten und/oder noch nicht gelesenen Mails aufgeführt sind. Durch Doppelklicken können Sie diese Mails lesen und falls nötig manuell einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zuordnen. Ob eine Mail als gelsen gilt, wenn Sie sie geöffnet haben, oder ob sie den Gelesen-Status manuell ankreuzen müssen, können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. | + | Nachdem die E-Mails eingelesen und so weit wie möglich automatisch zugeordnet wurden (siehe unten), sehen Sie eine Übersicht, in der alle noch nicht zugeordneten und/oder noch nicht gelesenen Mails aufgeführt sind. Durch Doppelklicken können Sie diese Mails lesen und falls nötig manuell einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zuordnen. Ob eine Mail als gelsen gilt, wenn Sie sie geöffnet haben, oder ob sie den Gelesen-Status manuell ankreuzen müssen, können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. |
Wird eine Mail einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zugeordnet, erscheint Sie dort bei den Dokumenten, so wie bisher auch. Sie bleibt jedoch zusätzlich auch im Posteingang stehen, so dass sie dort bequem auch nach älteren Mails suchen und selektieren können. | Wird eine Mail einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zugeordnet, erscheint Sie dort bei den Dokumenten, so wie bisher auch. Sie bleibt jedoch zusätzlich auch im Posteingang stehen, so dass sie dort bequem auch nach älteren Mails suchen und selektieren können. | ||
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| + | == Automatische Zuordnung == | ||
| + | Bevor Sie eine E-Mail manuell beliebigen Kunden, Vorgängen oder Verträgen zuordnen können, versucht POLARIS, diese Zuordnung soweit wie möglich automatisch vorzunehmen, um Ihnen diese Arbeit abzunehmen. Dabei spielen nur die Absenderadresse und der Betreff der E-Mail eine Rolle. Der eigentliche Text wird derzeit nicht ausgewertet, weil es unwahrscheinlich ist, dass POLARIS dort Informationen erkennt, die nicht schon im Betreff stehen. | ||
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| + | Es ist natürlich naheliegend, die Absenderadresse zur Zuordnung heranzuziehen, sofern sie in POLARIS hinterlegt ist. Sinnvoll ist dies jedoch nur bei E-Mails, die Sie von Kunden erhalten, denn Mails, die von einer Gesellschaft kommen, müssen im Normalfall einem Kunden zugeordnet werden und nicht der Gesellschaft! Außerdem kann aus der Adresse kein Vertrag oder Vorgang hervorgehen. | ||
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| + | POLARIS versucht also, aus dem Betreff herauszulesen, um was es geht. Da es keine genormte Formatierung für den Betreff gibt, versucht POLARIS zunächst einmal, Nummern zu erkennen, d.h. längere Zahlenfolgen. Findet POLARIS in der Datenbank einen Vertrag mit der erkannten Nummer, ist die Zuordnung schon fast erledigt, denn aus dem Vertrag ergibt sich auch der Kunde. Lediglich die Zuordnung zu einem Vorgang müssen Sie in der Regel noch von Hand erledigen, denn normalerweise wird sich die POLARIS-Vorgangsnummer nicht im Betreff einer Versicherer-E-Mail finden. | ||
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| + | Wie eine Versicherungsscheinnummer kann ein Vertrag und damit der Kunde auch über ein erkanntes Kfz-Kennzeichen zugeordnet werden. Diese sind, anders als Versicherungsscheinnummern, relativ zuverlässig erkennbar. POLARIS versucht auch, die Namen des Versicherungsnehmers oder versicherter Personen zu erkennen. Dafür ist es jedoch erforderlich, dass diese im Betreff mit "VN" oder "VP" gekennzeichnet sind also z.B. "VN: Peter Müller" oder auch "VN Müller, Peter" (POLARIS kann beide Schreibweisen verarbeiten, könnte aber an komplizierteren Doppelnamen scheitern). | ||
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| + | Da es vorkommen kann, dass verschiedene Zuordnungsmethoden (z.B. Absenderadresse und Kfz-Kennzeichen) zu verschiedenen Kunden führen, ist es selbstverständlich möglich, eine automatische Zuordnung nachträglich zu ändern. Die aktuelle Zuordnung sehen Sie auf den ersten Blick in der Mail-Übersicht. | ||
