E-Mail-Eingang
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Sie verwalten Ihre E-Mails zunächst einmal so wie bisher auch, d.h. Sie gehen die neuen Mails im Mailprogramm durch, löschen den Spam und lesen (oder ignorieren) die Newsletter. Wichtige Mails, die Sie in POLARIS einbinden wollen, ziehen Sie den POLARIS-Ordner, der im Schritt "Vorbereitung" angelegt wurde. | Sie verwalten Ihre E-Mails zunächst einmal so wie bisher auch, d.h. Sie gehen die neuen Mails im Mailprogramm durch, löschen den Spam und lesen (oder ignorieren) die Newsletter. Wichtige Mails, die Sie in POLARIS einbinden wollen, ziehen Sie den POLARIS-Ordner, der im Schritt "Vorbereitung" angelegt wurde. | ||
| − | Öffnen Sie in POLARIS nun den Mail-Eingang über die entsprechende Schaltfläche in der Haupt- Vertrags- oder Vorgangsmaske, so liest POLARIS zunächst einmal die E-Mails ein. Wie oft es das macht – bei jedem Öffnen des Maileingangs oder z.B. einmal pro Stunde – können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. Der Grund dafür ist, dass das Einlesen und automatische Zuordnen eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, die je nach Anzahl der Mails und persönlichem Empfinden als zu lang empfunden werden kann. | + | Öffnen Sie in POLARIS nun den Mail-Eingang über die entsprechende Schaltfläche in der Haupt- Vertrags- oder Vorgangsmaske, so liest POLARIS zunächst einmal die E-Mails ein. Wie oft es das macht – bei jedem Öffnen des Maileingangs oder z.B. einmal pro Stunde – können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. Der Grund dafür ist, dass das Einlesen und automatische Zuordnen eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt, die je nach Anzahl der Mails und persönlichem Empfinden als zu lang empfunden werden kann. |
| − | Nachdem die E-Mails eingelesen und so weit wie möglich automatisch zugeordnet wurden (siehe unten), sehen Sie eine Übersicht, in der alle noch nicht zugeordneten und/oder noch nicht gelesenen Mails aufgeführt sind. Durch Doppelklicken können Sie diese Mails lesen und falls nötig manuell einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zuordnen. Ob eine Mail schon als gelesen gilt, wenn Sie sie nur einmal geöffnet haben, oder ob sie den Gelesen-Status manuell ankreuzen müssen, können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. | + | Unabhängig von der Automatik können Sie das oder die Postfächer jederzeit über die Schaltflächen "Allgemeines Postfach importieren" oder "Persönliches Postfach importieren" einlesen. |
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| + | Nachdem die E-Mails eingelesen und so weit wie möglich automatisch zugeordnet wurden (siehe unten), sehen Sie eine Übersicht, in der alle noch nicht zugeordneten und/oder noch nicht gelesenen Mails aufgeführt sind. Durch Doppelklicken können Sie diese Mails lesen und falls nötig manuell einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zuordnen. Ob eine Mail schon als gelesen gilt, wenn Sie sie nur einmal geöffnet haben, oder ob sie den Gelesen-Status manuell ankreuzen müssen, können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. Wir empfehlen, die Standardeinstellung "nein" beizubehalten, da eine angeklickte und überflogene E-Mail in der Regel noch nicht abschließend bearbeitet ist. | ||
Wird eine Mail einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zugeordnet, erscheint sie dort bei den Dokumenten, so wie bisher auch. Sie bleibt jedoch zusätzlich auch im Posteingang stehen, so dass Sie dort bequem auch nach älteren Mails suchen und selektieren können. | Wird eine Mail einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zugeordnet, erscheint sie dort bei den Dokumenten, so wie bisher auch. Sie bleibt jedoch zusätzlich auch im Posteingang stehen, so dass Sie dort bequem auch nach älteren Mails suchen und selektieren können. | ||
