E-Mail-Eingang
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Sie verwalten Ihre E-Mails zunächst einmal so wie bisher auch, d.h. Sie gehen die neuen Mails im Mailprogramm durch, löschen den Spam und lesen (oder ignorieren) die Newsletter. Wichtige Mails, die Sie in POLARIS einbinden wollen, ziehen Sie den POLARIS-Ordner, der im Schritt "Vorbereitung" angelegt wurde. | Sie verwalten Ihre E-Mails zunächst einmal so wie bisher auch, d.h. Sie gehen die neuen Mails im Mailprogramm durch, löschen den Spam und lesen (oder ignorieren) die Newsletter. Wichtige Mails, die Sie in POLARIS einbinden wollen, ziehen Sie den POLARIS-Ordner, der im Schritt "Vorbereitung" angelegt wurde. | ||
| − | Öffnen Sie in POLARIS nun den Mail-Eingang über die entsprechende Schaltfläche in der | + | Öffnen Sie in POLARIS nun den Mail-Eingang über die entsprechende Schaltfläche in der Hauptmaske, sehen Sie alle noch nicht zugeordneten oder noch nicht bearbeiteten E-Mails. Der Mail-Eingang dient also nebenbei auch als To-do-Liste für die eingehenden E-Mails. |
| − | + | Klicken Sie auf eine der "Postfach importieren"-Schaltflächen, liest POLARIS die E-Mails ein, die seit dem letzten Import neu eingegangen sind bzw. im Mail-Programm in den POLARIS-Ordner verschoben wurden. Der Importvorgang kann auch automatisch beim Öffnen des Mail-Eingangs angestoßen werden (einstellbar in der Programm-Konfiguration), aber weil dieser Vorgang je nach Anzahl der E-Mails und Größe Ihrer Datenbank einige Sekunden in Anspruch nehmen kann, empfehlen wir die manuelle Methode (dies ist auch die Voreinstellung). | |
| − | Nachdem die E-Mails eingelesen und so weit wie möglich automatisch zugeordnet wurden (siehe unten), | + | Nachdem die neuen E-Mails eingelesen und so weit wie möglich automatisch zugeordnet wurden (siehe unten), erscheinen sie in der Übersicht, wobei die nicht zugeordneten Mails mit einem roten Punkt gekennzeichnet sind. Durch Doppelklicken können Sie eine E-Mail lesen und falls nötig manuell einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zuordnen. Auch das Öffnen der Anhänge ist möglich und natürlich auch das Öffnen der ursprünglichen E-Mail im Mailprogramm. Klicken Sie rechts auf die Liste der Anhänge, können Sie einzelne davon löschen oder auch die E-Mail löschen und die Anhänge behalten – letzteres kann sinnvoll sein, wenn in der Mail selbst nicht viel mehr steht als "anbei das Dokument". |
| − | + | Ob eine Mail schon gelesen gilt, wenn Sie sie nur einmal geöffnet haben, oder ob sie den Gelesen-Status manuell ankreuzen müssen, können Sie in der Programm-Konfiguration festlegen. Wir empfehlen, die Standardeinstellung "nein" beizubehalten, da eine angeklickte und überflogene E-Mail in der Regel noch nicht abschließend bearbeitet ist. Sie können eine Mail auch in der Übersicht durch Klicken auf den grünen Punkt "erledigen". | |
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| + | Das "Erledigen" und das "Zuordnen" sind völlig unabhängige Vorgänge. Eine E-Mail bleibt so lange in der Übersicht stehen, bis sie sowohl gelesen bzw. bearbeitet als auch einem Kunden zugeordnet ist. | ||
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| + | Sobald eine Mail einem Kunden, Vorgang oder Vertrag zugeordnet ist, erscheint sie dort bei den Dokumenten, so wie bisher auch. Sie bleibt jedoch zusätzlich auch im Posteingang stehen, so dass Sie dort bequem auch nach älteren Mails suchen und selektieren können. Über das Filterfeld rechts oben (Anzeigen: alle) können Sie auch längst erledigte E-Mails in eine solche Suche einbeziehen. | ||
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| + | E-Mails, die über den alten Weg direkt bei einem Kunden eingebunden wurden oder in Zukunft werden, erscheinen als erledigte Mails ebenfalls im Mail-Eingang. Bei diesen "manuell eingebundenen" Mails wird jedoch der Text nicht separat gespeichert; dieser kann deshalb in der Volltextsuche nicht berücksichtigt werden. Wir empfehlen deshalb, die alten Methode zur Einbindung von E-Mails nicht mehr oder oder nur noch in Ausnahmefällen anzuwenden, zumindest dann, wenn Sie sich grundsätzlich für die Nutzung der E-Mail-Schnittstelle entschieden haben. | ||
== Automatische Zuordnung == | == Automatische Zuordnung == | ||
| − | Bevor Sie eine E-Mail manuell beliebigen Kunden, Vorgängen oder Verträgen zuordnen können, versucht POLARIS, diese Zuordnung soweit wie möglich automatisch vorzunehmen, um Ihnen diese Arbeit abzunehmen. Dabei spielen nur die Absenderadresse und der Betreff der E-Mail eine Rolle. Der eigentliche Text wird | + | Bevor Sie eine E-Mail manuell beliebigen Kunden, Vorgängen oder Verträgen zuordnen können, versucht POLARIS, diese Zuordnung soweit wie möglich automatisch vorzunehmen, um Ihnen diese Arbeit abzunehmen. Dabei spielen nur die Absenderadresse und der Betreff der E-Mail eine Rolle. Der eigentliche Text wird nicht ausgewertet, weil es unwahrscheinlich ist, dass POLARIS dort Informationen erkennt, die nicht schon im Betreff stehen. |
Es ist natürlich naheliegend, die Absenderadresse zur Zuordnung heranzuziehen, sofern sie in POLARIS hinterlegt ist. Sinnvoll ist dies jedoch nur bei E-Mails, die Sie von Kunden erhalten, denn Mails, die von einer Gesellschaft kommen, müssen im Normalfall einem Kunden zugeordnet werden und nicht der Gesellschaft! Außerdem kann aus der Adresse kein Vertrag oder Vorgang hervorgehen. | Es ist natürlich naheliegend, die Absenderadresse zur Zuordnung heranzuziehen, sofern sie in POLARIS hinterlegt ist. Sinnvoll ist dies jedoch nur bei E-Mails, die Sie von Kunden erhalten, denn Mails, die von einer Gesellschaft kommen, müssen im Normalfall einem Kunden zugeordnet werden und nicht der Gesellschaft! Außerdem kann aus der Adresse kein Vertrag oder Vorgang hervorgehen. | ||
