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Die '''Karteileichensuche''' ermöglicht es, den Datenbestand aufzuräumen bzw. „auszumisten“, indem alte, seit Jahren nicht mehr benötigte Daten [[Datensätze sperren|gesperrt]] oder gelöscht werden. Diese mit der Version 3.90 eingeführte Funktion hilft Ihnen, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu erfüllen. == Grundsätzliches == POLARIS nimmt keine juristische Prüfung vor, ob ein Kunde gesperrt oder gelöscht werden sollte, und wertet auch keine Ablaufdaten von Verträgen, Provisionsbuchungen oder offene Vorgänge aus. Es gibt auch keinen Automatismus, der Datensätze nach irgendwelchen Kriterien sperrt oder löscht – die Entscheidung liegt voll und ganz bei Ihnen! Technisch gesehen ist die Karteileichensuche eine relativ einfache Form der Selektion: Als potentielle Karteileichen gelten die Datensätze, die in POLARIS seit längerem nicht mehr geändert worden sind. Basis sind die zu jedem wesentlichen Datensatz verwalteten Datumsfelder „Anlagedatum“ und „letzte Änderung“. Bei einer laufenden Kundenbeziehung wird es praktisch immer zu gelegentlichen Änderungen kommen (und sei es nur in Form von Prämienanpassungen), so dass man die Karteileichen gut an diesen Feldern erkennen kann. Weil es denkbar ist, dass ein Kundendatensatz jahrelang unberührt bleibt, obwohl regelmäßig Verträge oder Vorgänge bearbeitet werden, prüft POLARIS zum Erkennen inaktiver Kunden auch die letzten Änderungen von Verträgen, Vorgängen und Dokumenten. Dieser Vorgang ist relativ zeitaufwendig, muss aber nicht bei jedem Aufruf der Karteileichensuche erfolgen, sondern nur, wenn diese noch nie oder schon seit längerem nicht mehr verwendet worden ist. == Aufruf == Diese Karteileichensuche ist über das Menü Extras-Datenschutz zugänglich, und zwar nur für Benutzer mit Administratorrechten. In Replikaten ist die Funktion gesperrt, eben so in der freien Version von POLARIS. Beim ersten Start der Funktion an einem Tag fragt POLARIS, ob Änderungen von Verträgen, Vorgängen etc. ermittelt werden sollen. Dies kann je nach Größe Ihres Datenbestands einige Minuten dauern, muss aber, wie schon erwähnt, nicht täglich erfolgen. == Bedienung == Die Karteileichenmaske besteht aus vier Listen: Kunden, Verträge, Vorgänge und Dokumente, wobei in der Praxis wahrscheinlich die Kundenliste am interessantesten ist. Es stehen verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Besonders wichtig ist hier das Jahr, mit dem Sie festlegen,
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