Memo-System

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Im Memo-System, erreichbar über die Schaltfläche [Memos] in allen Hauptmasken, können Sie Rückrufe, Todo's, Notizen oder Termine für sich und Ihre Mitarbeiter anlegen. Aufgaben können so übersichtlich und teamgerecht verwaltet werden; Zettelwirtschaft gehört der Vergangenheit an. Der POLARIS-Reminder erinnert Sie an neue Memos, auch wenn POLARIS noch gar nicht gestartet wurde.


Inhaltsverzeichnis

Memo-Übersicht

Klicken Sie in der Hauptverwaltung (oder auch in der Vertrags- oder Vorgangsverwaltung) auf die Schaltfläche [Memos]. Es erscheint das Übersichtsfenster, in dem, falls vorhanden, Ihre bereits vorhandenen und noch nicht erledigten Memos angezeigt werden. Jeder Benutzer sieht dabei nur die an ihn adressierten Memos. Optional können die bereits erledigten Memos oder auch der Memo-Ausgang angezeigt werden, also die Memos, die Sie an andere Benutzer verschickt haben.

Mit [OK] können Sie ein Memo öffnen, d.h. den Text und andere Informationen anzeigen.

Neues Memo anlegen

Klicken Sie in der Übersicht auf die Schaltfläche [Neu], um ein neues Memo zu erstellen. Es öffnet sich ein kleines Fenster.

Wählen Sie einen Empfänger (das können auch Sie selbst sein!) und tragen Sie die gewünschten Informationen ein. Falls Sie das Erinnern-Feld ankreuzen, wird das Memo erst ab dem angegebenen Datum bzw. der angegebenen Uhrzeit angezeigt, andernfalls erscheint es sofort. Sie können auch einen zugehörigen Kunden auswählen, indem Sie die Schaltfläche [Suchen] betätigen. Der Empfänger kann dann mit einem Mausklick gleich zu diesem Kunden wechseln.

Die Häkchen auf der rechten Seite (ab Version 3.15) sind Felder, die Sie selbst definieren können (analog zu den "Selektionskriterien" in der Hauptmaske). Sie können damit immer wiederkehrende Arten von Anrufen oder Notizen mit einem Mausklick entsprechend kennzeichnen. Sie können einen Feldnamen vergeben, indem Sie auf die Bezeichnung doppelklicken.

Zum Abschicken des Memos klicken Sie auf [Absenden].

Memos ansehen

Ist die Schaltfläche [Memos] rot gefärbt, so haben Sie ein neues Memo erhalten. Betätigen Sie diese Schaltfläche, um die Übersicht anzuzeigen. Klicken Sie auf [OK] um detailliertere Informationen zu dem Memo anzusehen.

Im Memo-Fenster können Sie das Memo kommentieren, weiterleiten und/oder auf "erledigt" setzen. Erledigte Memos werden in der Übersicht nur noch angezeigt, wenn "Erledigte" explizit angekreuzt wird. Sie können auch einen (neuen) Erinnerungstermin eintragen, falls z.B. bei einem Rückruf der Kunde nicht erreichbar ist.

Über die Schaltfläche [Zum Kunden] oder durch Doppelklicken auf den Namen oder die Telefonnummer können Sie den zugehörigen Kunden aufrufen. Dabei wird das Memofenster geschlossen.

Wurde ein Memo einmal geöffnet bzw. gelesen, verschwindet die rote Farbe des Memo-Buttons, auch wenn es noch nicht erledigt ist.

Sie können ein Memo an den Absender oder einen beliebigen anderen Mitarbeiter weiterleiten. In diesem Fall empfiehlt es sich, einen Kommentar zu schreiben, der dann an den eigentlichen Text angehängt wird.

Beim Erledigen eines Memos werden Sie ab der Version 3.15 gefragt, ob das Memo beim Kunden archiviert werden soll. Bejahen Sie diese Frage, wird es beim entsprechenden Kunden unter "Notizen/Historie" angelegt.

Der Reminder

Der Reminder zeigt Ihnen regelmäßig, z.B. alle 30 Minuten, eine Liste aller offenen, d.h. noch nicht erledigten Memos. Schickt Ihnen ein Mitarbeiter ein neues Memo, so wird dies vom Reminder ohne Zeitverzögerung angezeigt.

Wenn POLARIS geöffnet ist, können Sie direkt im Reminder auf einen der Einträge klicken, und POLARIS öffnet dann das zugehörige Memo.

Memo-System, Kalender und Vorgangsverwaltung

Die Einsatzbereiche von Memo-System, Vorgangsverwaltung und Kalender überschneiden sich, und wie Sie es genau handhaben, bleibt letztlich Ihnen überlassen.

Grundsätzlich ist die Vorgangsverwaltung für kompliziertere, versicherungsfachliche Vorgänge gedacht, etwa Vertragskündigungen oder Schäden, während das Memosystem als Ersatz für Rückrufzettel und Klebezettel am Bildschirmrahmen konzipiert ist. Der Terminkalender kann Sie zwar auch an einen Rückruf erinnern, wenn Sie diesen als Termin eintragen, er ist jedoch eher für "richtige" Termine gedacht, die u.U. auch mit anderen Mitarbeitern abgestimmt und geplant werden müssen.

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